Das historische Gebäude von The Dylan im Herzen Amsterdams ist kein gewöhnliches Hotel. Der Reiz dieses Fünf-Sterne-Hauses geht über die exklusive Lage hinaus: Es sind die aufrichtige Aufmerksamkeit und Hingabe des gastfreundlichen Teams, die den Gästen ein Gefühl von unvergleichlichem Luxus und Exklusivität geben. Nicht zuletzt dank des mit Michelin-Sternen ausgezeichneten Restaurants Vinkeles, in dem die Gäste auch kulinarisch Unvergleichliches erleben. Wie stellt The Dylan sicher, dass immer genug qualifiziertes Personal da ist, um diesen außergewöhnlichen Standard zu halten?
Das ist The Dylan
The Dylan ist ein Stück Kulturerbe mit Wurzeln im allerersten Theater der Niederlande. In den 1990er-Jahren wurde es umgestaltet und entwickelte sich vom allerersten Boutique-Hotel der Stadt zu einem intimen Haus mit 40 Zimmern. Außerdem besticht The Dylan durch sein herausragendes Fine-Dining-Restaurant mit zwei Michelin-Sternen. Als Mitglied der ‚Leading Hotels of the World‘ steht das Hotel für außergewöhnliche Qualität und Service. Dieser Anspruch zeigt sich in seinem Motto: „We go the extra mile für unsere Gäste.“
Spitzenzeiten auffangen
Diese Qualität erfordert ein proaktives und kompetentes Team. Die Abteilungen müssen nahtlos zusammenarbeiten. Außerdem erwartet das Hotel, dass sich die Mitarbeitenden aktiv gegenseitig unterstützen und bei Bedarf bereit sind, über ihre übliche Rolle hinauszugehen. Diese flexible, engagierte Haltung ist entscheidend. Nicht nur für die Vollzeitkräfte, sondern auch für die wachsende Gruppe an Teilzeitkräften und Mitarbeitenden mit Null-Stunden-Verträgen.
„Dyflexis ermöglicht es The Dylan, Dienstpläne einfach zu erstellen und die flexiblen Kräfte optimal einzusetzen.“
Ein wichtiger Pfeiler eines so flexiblen und engagierten Teams ist das Workforce-Management-System von Dyflexis. Dyflexis ermöglicht es The Dylan, Dienstpläne einfach zu erstellen und die flexiblen Kräfte optimal einzusetzen, erzählt Robbert van Rijsbergen. So kann The Dylan schnell auf Nachfragespitzen und -flauten reagieren und unvorhergesehene Personalengpässe lösen.
„Unsere Teilzeitkräfte sind unverzichtbar, um unseren Dienstplan vollzubekommen“, sagt Robbert van Rijsbergen. „Dyflexis macht die Planung viel einfacher und effizienter.“
„Dyflexis macht die Planung viel einfacher und effizienter.“
Mit dem Dyflexis-System verwaltet The Dylan die Dienstpläne jeder Abteilung genau: von der rund um die Uhr besetzten Rezeption über Housekeeping, Sales & Marketing und Buchhaltung bis zur Küche und zum Food-&-Beverage-Service. Das sorgt nicht nur für eine optimale Planung in jeder Abteilung, sondern fördert auch die Zusammenarbeit zwischen den Teams. Dank dieser Zusammenarbeit kann das Personal flexibel und effizient auf die Wünsche der Gäste und die Bedürfnisse des Hotels reagieren.
Noch mehr Vorteile
Auch die betriebliche Effizienz hat dank Dyflexis einen Schub bekommen. Mit dem zentralen Stempelsystem Rex-O-Matic stempeln die Mitarbeitenden mit einer persönlichen Karte ihrer Wahl ein, zum Beispiel einer ÖPNV-Karte oder einer Dyflexis-Karte. Sie können sogar ein Android-Handy nutzen. Das System erfasst die geleisteten Stunden pro Person genau in der Dyflexis-Software.
So haben Personalabteilung und Führungskräfte einen Echtzeit-Einblick in Anwesenheit und Arbeitszeiten. Das ist wiederum entscheidend für eine korrekte Lohnabrechnung, um Überstunden im Griff zu behalten und das Arbeitszeitgesetz einzuhalten.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die automatische Berechnung von Zuschlägen, etwa für Feiertage und Nachtschichten. Dank der neuen Schnittstelle zu AFAS ist dieser Prozess deutlich einfacher geworden. Das Ergebnis: eine effizientere und fehlerfreie Lohnabrechnung. Diese Verbesserung spart The Dylan viel Zeit und Mühe.
Pläne für die Zukunft
In nächster Zeit möchte The Dylan sein Workforce-Management-System weiter optimieren. Ziel ist eine nahtlose Anbindung an das Reservierungssystem MEWS und die effektive Nutzung von Dashboards. So sollen die betriebliche Effizienz und das gesamte Gästeerlebnis noch besser werden.
„Unser nächster Schritt zu einem fortschrittlichen Personalmanagement ist, unseren operativen Mitarbeitenden mehr Einblick in die Möglichkeiten von Daten zu geben. Wir wollen Daten für unsere Planenden zugänglicher machen, damit sie Schwankungen bei den Gästezahlen besser vorhersehen können. So passen wir die Besetzung an den erwarteten Andrang an, vor allem an der Rezeption“, sagt Robbert van Rijsbergen.
Die Philosophie von The Dylan, „Automate the predictable, humanize the exceptional“, unterstreicht die Überzeugung, Routineprozesse zu automatisieren. So entsteht mehr Zeit und Raum für das, was wirklich zählt: den persönlichen Kontakt mit den Gästen. Durch die Automatisierung alltäglicher Aufgaben bleibt wertvolle Zeit für außergewöhnlichen, persönlichen Service. Dieser Ansatz unterstützt das Ziel, in der Gastfreundschaft weiterhin zu glänzen. So bewahrt The Dylan seinen Ruf als Hotel von Weltklasse. Möchten Sie mit Ihrem Unternehmen auch den nächsten Schritt machen? Dann nehmen Sie über unser Kontaktformular Kontakt mit uns auf.
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