Fleet Robotics ist kein gewöhnlicher Arbeitsplatz. Das Unternehmen spielt eine wichtige Rolle bei der Wartung von Hochseeschiffen und hält sie fit für die See und für ihre Liegezeit im Hafen. Dafür sorgen spezialisierte Inspektions- und Reinigungsleistungen, teils ausgeführt von ferngesteuerten Robotern. Den Rest übernimmt ein Tauchteam, für die kniffligen Arbeiten, die nur Menschenhände erledigen können.

Hinter dem Betrieb steht eine Organisation mit rund 100 Mitarbeitenden, aufgeteilt in operative und zentrale Bereiche. Das bedeutet eine große Vielfalt an Schichtrhythmen und Vertragsarten. Genau diese Komplexität brachte das Workforce Management auf die Agenda. Für HR-Leiter John van Etten war der Bedarf klar: mehr Übersicht, mehr Verlässlichkeit und mehr Leichtigkeit im Alltag, für Führungskräfte wie für Mitarbeitende. Fleet Robotics fand alle drei in der Kombination aus Dyflexis und ADP.

Excel, Handarbeit und kein klares Bild

Vor dem Umstieg erledigte Fleet Robotics das meiste von Hand. Urlaub und Überstunden lagen komplett in Excel, was die Übersicht erschwerte, und Führungskräfte hatten kein zentrales Werkzeug. Zehn verschiedene Schichtmodelle auf diese Weise zu verwalten, von Schichtsystemen über Bereitschaftskräfte bis zu mehrwöchigen Plänen, bedeutete stundenlanges Suchen und viel Raum für Fehler. „Heute habe ich die Überstunden der Schiffsführer in Sekunden übersichtlich zusammengestellt. Früher wusste ich nicht einmal, wo ich anfangen sollte.“

Der Bedarf ging über Planung oder HR allein hinaus. Fleet Robotics wollte eine Lösung, in der Schichtplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung so zusammenkommen, wie es zur eigenen Arbeitsweise passt.

Dyflexis und ADP: eine starke Kombination

Die Kombination aus Dyflexis und ADP war kein Zufall, sondern eine bewusste Entscheidung von Fleet Robotics. Dyflexis bot die Flexibilität, die die komplexen Schichtmodelle, die Zeiterfassung und die Urlaubsverwaltung erfordern. ADP brachte Sicherheit, als erfahrener, international tätiger Lohnpartner mit starker HR-Kompetenz. Am meisten überzeugte aber das Zusammenspiel der beiden. Über die Schnittstelle greifen die Systeme sauber ineinander, und Fleet Robotics fühlte sich wirklich verstanden und gut aufgehoben.

Im Alltag läuft die Verbindung reibungslos: Wird in ADP eine neue Person angelegt, erscheint sie automatisch in Dyflexis. Und weil die Beraterinnen und Berater beide Systeme in- und auswendig kennen, unterstützen sie praxisnah und packen mit an.

So funktioniert es heute in der Praxis

Heute läuft der Prozess reibungslos:

• Mitarbeitende erfassen ihre Stunden in der App

• Führungskräfte prüfen und genehmigen sie

• Die Daten fließen direkt zu ADP

• Probeabrechnungen und Kontrollen sorgen für eine korrekte Auszahlung

Was früher verstreut war, ist heute eine klare Arbeitsweise. Zehn Planungsarten, alle in einem einzigen System verwaltet. Das bringt Effizienz, und auch Transparenz für die Mitarbeitenden. Stunden und Urlaub sind offen und leicht einsehbar, und das schafft ein Gefühl von Fairness.

Übersicht, Effizienz und Leichtigkeit

Die Wirkung zeigt sich in der ganzen Organisation:

• Übersicht und Tempo

• Weniger Handarbeit

• Bessere Kontrolle für Führungskräfte

• Mehr Transparenz für Mitarbeitende

Die Zeitersparnis ist beträchtlich. Für John bedeutet sie rund 25 % weniger Zeit für Verwaltung. Diese Zeit fließt jetzt in strategischere HR-Arbeit. Genauso wichtig: Es ist Ruhe in die Organisation eingekehrt. Führungskräfte haben alles fest im Griff, Prozesse sind klarer, und der Fokus liegt wieder auf dem, was das Unternehmen am besten kann.

„Übersicht und Tempo haben sich enorm verbessert, seit wir diese Kombination nutzen.“

Die Einführung gab für Fleet Robotics den Ton an. Sie war persönlich und praxisnah, mit viel Aufmerksamkeit für die Einrichtung von Schichtmodellen, Zulagen und Überstunden. Diese gründliche Vorbereitung schuf eine solide Basis und hielt die Fehler nach dem Start gering. Auch die Nachbetreuung war spürbar engagiert.

Eine Einführung, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht

„Das hat mir enorm viel Zeit gespart und mir vor allem viel mehr Übersicht gegeben.“

Fleet Robotics blickt jetzt nach vorn. Ziel ist es, weitere Prozesse zu zentralisieren und separate Systeme und Dokumente zu reduzieren. Als Nächstes stehen Performance Management und Onboarding in weiteren Abteilungen an.

Das Fundament steht. Für Organisationen, die komplexe Schichtmodelle und Schichtarbeit unter einen Hut bringen müssen, ist das Fazit klar: Die Kombination hat sich gelohnt.