Knie, Schulter, Hüfte– in der Rehaklinik Limberger genesen jedes Jahr mehr als 1.800 Menschen nach orthopädischen Eingriffen. Rund 100 Mitarbeitende kümmern sich im baden-württembergischen Bad Dürrheim um ihr Wohlergehen: in der Therapie, in der Pflege, im Service und in der Verwaltung. Die Dienstplanung und Lohnabrechnung? Sehr aufwendig. Schichten wurden lange in Excel oder sogar noch auf DIN-A3-Papier geplant.
Und das Lohnabrechnungsprogramm? Hatte keine Schnittstelle zur Zeiterfassung. Ein Set-up, das Nerven kostete und Fehler produzierte. „Ich habe Überstunden gemacht“, erinnert sich Katrin Klauke, bei der Klinik Limberger für die Lohn- und Finanzbuchhaltung zuständig. „Das ist jetzt mit Dyflexis zum Glück vorbei.“
Preis-Leistung und Datenschutz gaben den Ausschlag
Ein Vierteljahr dauerte die Suche nach einer passenden Software, die Dienstplanung, Zeiterfassung und die Vorbereitung der Lohnabrechnung miteinander vernetzt. Katrin Klauke war wichtig, die Abteilungsleitungen von Anfang an mitzunehmen. „Sie müssen jeden Tag mit der Software arbeiten, also sollten sie auch an der Entscheidung beteiligt sein“, sagt die 48-Jährige.
Gemeinsam sichteten sie unzählige Anbieter, verglichen Funktionen und Preise. Ergebnis: Viele Systeme sind zu teuer oder mit Funktionen überladen, die für eine mittelständische Klinik keine Rolle spielen.
Dyflexis dagegen überzeugte auf ganzer Linie. „Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist super“, lobt Katrin Klauke. Ein weiterer entscheidender Punkt: der Datenschutz. „Wir arbeiten mit sensiblen Personaldaten. Da ist es wichtig, dass die Software rechtssicher ist und die Daten in Europa gehostet werden.“ Auch der externe Datenschutzbeauftragte, mit dem die Klinik zusammenarbeitet, prüfte Dyflexis und gab grünes Licht. „Sein positives Urteil hat uns enorm bestärkt“, bekräftigt Betriebswirtin Klauke.
Schnelle Einführung, persönliche Begleitung
Die Umstellung begann im Herbst 2024 – mit einer zweimonatigen Testphase fürs Finetuning. Dyflexis begleitete die Mitarbeitenden dabei sehr vorausschauend und persönlich. Schritt für Schritt wurden Stammdaten, Lohnarten und Urlaubsregeln eingerichtet. „Unsere Ansprechpartnerin bei Dyflexis war jederzeit erreichbar und hat uns sehr klar durch den Prozess geführt“, erzählt die Lohn- und Finanzbuchhalterin. „Ganz anders als bei anderen Anbietern, wo es oft nur heißt: ‚Hier habt ihr eine Testversion‘. Und dann ist man auf sich gestellt.“
Einfach, strukturiert und zeitsparend
Seit November 2024 laufen die Dienstplanung und Lohnabrechnung der Klinik Limberger vollständig digital und deutlich einfacher als zuvor. „Dyflexis ist wirklich sehr klar strukturiert und einfach zu bedienen, auch für das Team“, sagt Klauke. Urlaub beantragen die Mitarbeitenden nun direkt in der App und sehen sofort, ob er genehmigt wurde. „So vermeiden wir jede Menge Papierkram und erhalten außerdem viel weniger Rückfragen als früher.“
Entlastet sind auch die Abteilungsleitungen: Sie können die Dienstplanung direkt im System erstellen oder ändern und dort auch die Stundenregistrierung managen, ohne dass alles über die Verwaltung laufen muss. „Das spart Zeit und Nerven“, so Klauke.
Und: Das Programm entwickelt sich mit der Klinik mit, anders als die Lösungen der meisten Wettbewerber. Für die Rehaklinik entwickelte Dyflexis eigens die Möglichkeit, mehrere Lohnzuschläge gleichzeitig abrechnen zu können – etwa für die Nachtschicht an Wochenenden oder Feiertagen.
Nächster Schritt: KI in der Dienstplanung
Für die Zukunft hat Katrin Klauke schon den nächsten Schritt im Blick: die KI-gestützte Dienstplanung mit Dyflexis. Die künstliche Intelligenz analysiert die Daten von Dyflexis und schlägt dann automatisch die passende Besetzung der Schichten vor. „Das ist für uns super interessant“, sagt die Betriebswirtin. „So bleibt unseren Abteilungsleitungen mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben – und genau darum geht es ja bei der Digitalisierung.“
4,5 von 5 Sternen für Dyflexis
Der Umstieg auf Dyflexis hat sich für die Rehaklinik Limberger in jeder Hinsicht bewährt. „Wir haben unsere Prozesse verschlankt, die Verwaltung spürbar entlastet und unsere Mitarbeitenden profitieren von mehr Transparenz.“ Besonders schätzt sie den direkten Draht zum Support bei Dyflexis und die Bereitschaft, auch individuelle Anforderungen der Klinik umzusetzen. Ihre Bewertung: 4,5 von 5 Sternen für Dyflexis – eine klare Empfehlung für alle Häuser, die Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung einfacher und sicherer gestalten wollen.
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