Aushilfenplanung leichtgemacht: Stadthalle Aschaffenburg setzt auf Dyflexis

Max Raabe war schon da. Nico Stank kommt noch. Kein Zweifel: Die Stadthalle Aschaffenburg ist ein Veranstaltungs-Hotspot der kulturreichen bayrischen Stadt. Hier trifft sich die nordfränkische High Society beim Suppenschul-Ball. Hier wurde die Weinkönigin der Region gewählt – live übertragen vom TV. Rund 500 Kulturveranstaltungen, Seminare und Kongresse stellt die Stadtverwaltung jedes Jahr auf die Beine.

Genauer gesagt: das 40-köpfige Team der Stadthalle. Eventmanager, Bühnenmeister, Veranstaltungstechniker und unterstützende Aushilfen. Eine Herausforderung für die Personalplanung. Vor einem Jahr stieg die Stadthalle bei den Aushilfen von Excel auf Dyflexis um. Das Resultat? „Unser Team ist viel zufriedener“, sagt Stadthallenleiter Patrick Bodirsky. „Und wir können mehr Veranstaltungen anbieten!“ Das wollten wir genauer wissen.

Seit Ende 2022 ist Patrick Bodirsky der Chef der Stadthalle Aschaffenburg. Sein offizieller Titel? Leiter Stadthallenmanagement, Marketing und Veranstaltungsservice. „Ein typischer Zungenbrecher der Verwaltungssprache“, lacht der 40-Jährige. Konkret ist der Wirtschaftsfachwirt und Eventmanager für die strukturelle und organisatorische Entwicklung der Stadthalle zuständig. Dazu gehört unter anderem die finale Auswahl der Veranstaltungen, die Preisgestaltung und natürlich die Personalplanung.

Nicht nur die Einsätze der Festangestellten müssen geplant werden, sondern auch die der vielen Aushilfen, die bei Veranstaltungen etwa die Garderobe betreuen, den Besuchern die Plätze anweisen oder Parktickets entwerten. „Mit Excel ein Riesenaufwand“, erinnert sich Patrick Bodirsky an seine Anfangszeit.

Ausgangslage: Eine halbe Stelle nur für die Aushilfenbetreuung

„Eine halbtags beschäftigte Kollegin war nur dafür abgestellt, die Aushilfskräfte abzutelefonieren. Kannst du dann arbeiten? Wann bist du in Urlaub? Und so weiter“. Schon nach wenigen Tagen im neuen Job ist dem gebürtigen Franken klar, dass sich das ändern muss.

Im kommunalen Coronatestzentrum und auch beim Deutschen Roten Kreuz Aschaffenburg, dessen Rettungshundestaffel er ehrenamtlich leitet, hat Patrick Bodirsky bereits Erfahrungen mit Apps für die digitale Personalplanung gesammelt. Er weiß aus Erfahrung, wie viel Zeit und Nerven sein Team mit der richtigen Workforcemanagement-Software sparen könnte. Doch die Anbietersuche gestaltet sich schwierig – unter anderem wegen der 70-Tage-Regel.

Schwierige Suche: Die Meisten Apps können Kommune nicht

Fast alle Personalplanungs-Apps erfassen die Arbeitszeit stundenweise. So weit, so logisch. „Bei 450-Euro-Jobs müssen wir als Kommune aber auch sehr streng darauf achten, dass jede Aushilfe nicht mehr als die gesetzlich erlaubten 70 Tage im Jahr arbeitet“, erklärt der Stadthallenleiter. Offenbar eine große Hürde für die potenziellen Partner. „Kein Unternehmen war bereit, seine Software entsprechend zu erweitern.“ Frustriert recherchiert Bodirsky im Internet und stößt auf Dyflexis. „Hier sind wir vom ersten Kontakt an sehr kompetent und freundlich betreut worden“, erinnert sich der kommunale Bereichsleiter. „Und die Integration der 70-Tage-Regel war überhaupt kein Problem.“

Flexibles Workforce Management: 100% datenschutzkonform

Hürde Nummer 1 ist also genommen. Auch der Personalrat ist schnell an Bord. „Schließlich gibt es ja die Verpflichtung für Arbeitgeber, die Arbeitszeit rechtlich einwandfrei zu erfassen“, sagt Patrick Bodirsky. „Und da Dyflexis, anders als andere Anbieter, kein Mitarbeitertracking integriert hat, gab es bei uns in der Verwaltung eigentlich keine Bedenken.“ Bleibt nur noch der Datenschutz – eine Hürde, die bei Dyflexis nicht existiert. „Alle Server stehen in Europa, es findet also kein Datenaustausch mit anderen Staaten statt“, erklärt der Stadthallenleiter. „Deshalb haben wir auch in Sachen Datenschutz schnell grünes Licht erhalten.“

Größte Skepterin ist heute glühende Befürworterin

Inzwischen rufen alle Aushilfen die offenen Jobs selbst in der App auf und tragen sich je nach Vorliebe und Verfügbarkeit für die Events ein. Ihrerseits geben sie in der App an, wenn sie im Urlaub oder anderweitig nicht verfügbar sind. „Das spart uns bei der Einsatzplanung enorm viel Zeit“, berichtet Patrick Bodirsky. „Falls Jobs noch nicht besetzt sind und wir aktiv nach Aushilfskräften suchen, können wir sofort sehen, wer überhaupt verfügbar ist und angesprochen werden könnte.“

Und die Aushilfen? Sind glücklich über die neue Flexibilität. „Bei unserem Jahrestreffen haben wir kürzlich gemeinsam Bilanz nach einem Jahr Dyflexis gezogen“, erzählt der Stadthallenleiter. Ergebnis: „Alle sind zufrieden. Selbst unsere Dienstälteste Aushilfe, die gut 30 Jahre bei uns ist und erst sehr skeptisch war, hat mir extra noch gesagt: ‚Mensch, ich kann mich ja jetzt ganz einfach bei den tollsten Veranstaltungen eintragen! Dieses Feedback hat mich sehr gefreut.“

Höhere Teamzufriedenheit, mehr Veranstaltungen

Personalplanung mit Excel hat bei der Stadthalle Aschaffenburg also ausgedient. Höchste Zeit, denn die Kollegin, die halbtags die Aushilfen betreute, ist inzwischen im verdienten Ruhestand. „Mit der freien halben Stelle konnten wir einer ebenfalls halbtagsbeschäftigten Eventplanerin bei uns eine Vollzeitstelle anbieten“, sagt Patrick Bodirsky. „Das entlastet das Team und wir können jetzt sogar noch mehr Veranstaltungen anbieten.“ Gut so, denn 2026 wird die Stadthalle Aschaffenburg 35 Jahre alt und das Jubiläumsjahr soll natürlich stilvoll gefeiert werden.

Und 2027? Wird bei einem Chorwettbewerb der Bundespräsident erwartet. Da kommt viel Arbeit auf das Team zu, etwa in Sachen Protokoll und Sicherheit. „Und natürlich auch bei der Personalplanung“, nickt Bodirsky und lacht: „Ich freue mich darauf, denn dafür haben wir jetzt einen starken Partner.“

Patrick Bodirsky, Leiter Stadthallenmanagement