„Dyflexis ist auf der Höhe der Zeit. Wir wundern uns, warum wir nicht früher damit angefangen haben“, sagt Carmen Zoutendijk, Personalleiterin bei SnowWorld. „Die Personalplanung ist jetzt viel einfacher. Wir entscheiden nicht nur, wen wir einplanen, sondern können auch ganz leicht die Kosten berücksichtigen. Jede Abteilung hat ihr eigenes Budget, und wenn wir diese Budgets einbeziehen, vermeiden wir Fehler.“

Wofür nutzt SnowWorld Dyflexis?

„Wir nutzen Dyflexis derzeit für Personalplanung und Zeiterfassung. Die Planung kann schwierig sein, weil unser Geschäft teilweise saisonal und damit wetterabhängig ist. Weil jeder Tag anders ist, müssen wir die Planung sehr genau im Blick behalten. Eine komplexe Aufgabe, die wir mit Dyflexis gut lösen.“ „Wir versuchen, es so einfach und übersichtlich wie möglich zu halten. Dyflexis ist da sehr benutzerfreundlich. Wird zum Beispiel ein Skilehrer gebraucht, muss niemand mehr eine Reihe von Skilehrern anrufen. Die Führungskraft sieht im System sofort, wer verfügbar ist, und plant ihn ein. Der Skilehrer wird über die App benachrichtigt. Auch die Rundungsregeln liegen bei den Führungskräften. Sie entscheiden, wie diese angewendet werden.“

Wie werden die Dienstpläne derzeit erstellt?

Statt einer zentralen Planungsabteilung haben wir in jeder Abteilung eigene Planende. Schnell korrekte Dienstpläne zu erstellen, war früher ein ziemliches Puzzle. Heute erstellen und genehmigen die Planenden korrekte Pläne für ihre eigene Abteilung. Auf dieser Grundlage haben die Führungskräfte einen klaren Blick auf die Kosten und können sie besser steuern. Schön ist auch, dass wir alle Standorte im Überblick haben. So helfen wir uns gegenseitig und sorgen dafür, dass alles gut organisiert ist.

Welchen Nutzen haben die Mitarbeitenden von Dyflexis?

„Für die Mitarbeitenden ist es interessant, digital zu sehen, wie viele Stunden sie gearbeitet haben, welche Schichten offen sind und an welchen Tagen und in welchen Schichten sie eingeplant sind. Wir merken, dass unser Team die App vor allem nutzt, um Schichten und mögliche Änderungen zu prüfen. Den Fingerscan finden die Mitarbeitenden praktisch, weil sie damit vor Arbeitsbeginn schnell einstempeln können. 98 % nutzen den Fingerscan. Der Rest verwendet die weiße Dyflexis-Karte.“

Carmen Zoutendijk Snowworld

Spart Dyflexis spürbar Zeit?

„Ja, offene Schichten sind viel schneller besetzt. Die Mitarbeitenden reagieren jetzt selbst auf solche Schichten. Weil wir viele Teilzeitkräfte ohne feste Arbeitstage haben, können sie jetzt genau angeben, wann sie verfügbar sind. Der Vorteil: Das lässt sich auch als Managementinformation nutzen. Und es verhindert Diskussionen, wenn wir uns darauf verlassen, dass jemand zum angegebenen Zeitpunkt verfügbar ist.

Derzeit konzentrieren wir uns auch auf Labels, die wir jetzt für Mitarbeitende nutzen, die für Notfälle geschult sind. Das wollen wir auf weitere Gruppen ausweiten. Schön, dass Dyflexis alles möglich macht, was wir uns wünschen.“

Und wie sieht es mit Urlaub aus?

Die Übersicht der Urlaubsanträge ist sehr praktisch und übersichtlich. Sobald ein Urlaubsantrag genehmigt ist, erscheint die Urlaubszeit sofort in der Zeiterfassung. Außerdem gibt es eine Übersicht über genehmigte und abgelehnte Anträge. So behalten wir alles im Griff.

Würden Sie Dyflexis empfehlen?

Würden Sie Dyflexis empfehlen? „Wir sind mit der Zusammenarbeit mit Dyflexis und dem Service sehr zufrieden. Das macht die Planung und Zeiterfassung an fünf verschiedenen Standorten viel einfacher. Der Support ist immer für uns da und sehr flexibel. Und es ist uns sehr wichtig, dass Zusagen eingehalten werden.“

SnowWorld ist Europas größter Betreiber von Indoor-Wintersportanlagen und bietet das ganze Jahr über Skifahren, Snowboarden und an einigen Standorten Klettern oder Skydiving. Das Unternehmen mit Sitz in den Niederlanden betreibt 12 Standorte in den Niederlanden, Belgien, Deutschland, Frankreich und Großbritannien, mit echtem Schnee, Skischulen und Gastronomie.