Wie sorgt man in Zeiten starken Wachstums für eine übersichtliche, verlässliche Zeiterfassung und behält die Effizienz im Blick? Der Online-Pflanzenshop PLNTS hat seine Stundenzettel aus Papier gegen eine moderne Workforce-Management-Lösung von Dyflexis getauscht. So hat PLNTS eine solide Basis für weiteres Wachstum geschaffen.
PLNTS wurde 2018 von Jesse Mostert gegründet. Der Online-Pflanzenshop begann als innovative Plattform für Ableger der Ufopflanze (Pilea), die Privatleute untereinander tauschen oder verkaufen konnten. Dieser einzigartige Ansatz zahlte sich schnell aus. Das Unternehmen entwickelte sich zu einem erfolgreichen Webshop mit einem großen, einzigartigen Sortiment an Jungpflanzen, ausgewachsenen Pflanzen und exotischen Arten.
PLNTS hat auch eine eigene Gärtnerei, die seit 1961 im Besitz der Familie Mostert ist. In den letzten Jahren hat das Unternehmen seine Marktposition durch strategische Übernahmen anderer Online-Pflanzenshops wie 123Planten und Flora @ Home weiter gestärkt. Durch diese Expansion ist PLNTS zu einem der führenden Anbieter auf dem europäischen Markt geworden, mit einer treuen Kundschaft von Deutschland bis zur Ukraine und von Frankreich bis in die Schweiz.
Zeiterfassung auf Papier
Die Belegschaft hat sich in kurzer Zeit fast verdoppelt, von 40 Mitarbeitenden 2018 auf heute 100, darunter 17 Zeitarbeitskräfte. Eine verlässliche Zeiterfassung war deshalb bis vor Kurzem keine Selbstverständlichkeit mehr. „Früher haben die Mitarbeitenden ihre Stunden von Hand auf Papier notiert. Das hat viel Zeit und Mühe gekostet“, erinnert sich Jesse. „Außerdem gab es keinen Überblick über die Effizienz pro Abteilung. Das galt auch für Urlaubs- und Zuschlagsstunden, Krankheit und Überstunden sowie die Stundennachweise pro Person.“
„Die Mitarbeitenden kommen durch den Eingang herein und stempeln direkt mit ihrer Karte ein.“
Dieser fehlende Überblick über die Belegschaft war nicht nur unpraktisch, sondern bremste auch die Wachstumspläne des Unternehmens. „Wir möchten gern in weitere Länder expandieren. Dafür braucht man aber einen guten Einblick in die eigene Belegschaft. Das erfordert eine starke HR-Plattform, mit der man viel datengestützter arbeiten kann.“
Basis für Wachstum
PLNTS fand diese Plattform in Dyflexis. Die Workforce-Management-Lösung bot dem Unternehmen eine solide Basis für weiteres Wachstum. Jesse nennt einige Vorteile der Software:
Einfach und schnell stempeln mit der App
Die Dyflexis-App hat die Zeiterfassung deutlich vereinfacht und beschleunigt. Die Mitarbeitenden erfassen ihre geleisteten Stunden jetzt ganz benutzerfreundlich. Dafür stempeln sie einfach mit dem Smartphone ein und aus.
„Führungskräfte können Stunden mit nur einem Klick genehmigen, dadurch wird der gesamte Genehmigungsprozess effizienter und weniger zeitaufwendig.“
Außerdem sehen die Mitarbeitenden dank der App direkt ihre Arbeitsstunden, Überstunden und Urlaubssalden. Sie können darüber sogar Urlaubsanträge stellen. „Diese Flexibilität trägt zu einem positiven Arbeitsumfeld bei“, sagt Jesse. „Führungskräfte können Stunden mit nur einem Klick genehmigen, dadurch wird der gesamte Genehmigungsprozess effizienter und weniger zeitaufwendig.“
Überblick und Einblick in die Stunden pro Abteilung, Person und Projekt
Mit Dyflexis hat PLNTS die Erfassung und Auswertung der Stunden pro Abteilung, Person und Projekt deutlich verbessert. „Dank Dyflexis können unsere Mitarbeitenden ganz einfach erfassen, wie lange sie in welcher Abteilung gearbeitet haben, auch wenn sie in anderen Abteilungen aushelfen. So steigern wir Effizienz und Produktivität, behalten die Kosten im Griff und vereinfachen die Abrechnung“, stellt Jesse zufrieden fest.
„Dyflexis ist außerdem mit der Lohnsoftware NMBRS und unseren BI-Tools verbunden. So können wir Daten automatisch synchronisieren und verarbeiten.“
„Außerdem können wir jetzt ausführliche Berichte über Krankheit und Überstunden, den Einsatz von Zeitarbeitskräften, Zuschläge und Verträge erstellen. Dyflexis ist außerdem mit der Lohnsoftware NMBRS und unseren BI-Tools verbunden. So können wir Daten automatisch synchronisieren und verarbeiten.“
Die Zukunft ist eingeplant
PLNTS will mehr sein als nur ein Online-Pflanzenshop. Das Ziel ist ein vollwertiges Fulfillment-Unternehmen. Das heißt: nicht nur Pflanzen, sondern eine breite Palette an Produkten lagern und liefern. Mit einer starken Lager- und Logistikinfrastruktur ist dafür schon alles vorhanden.
„Dank der Skalierbarkeit von Dyflexis ist genug Platz für alle unsere Mitarbeitenden. So können wir effizient und schnell wachsen.“
In den Niederlanden hat PLNTS bereits eine starke Position. Diesen Erfolg will das Unternehmen als Sprungbrett in weitere Länder nutzen, mit Plänen für andere europäische Länder und sogar den US-Markt. Das bedeutet mehr Standorte, Mitarbeitende und Kundschaft.
Für die Dienstplanung nutzt der Online-Pflanzenshop Dyflexis noch nicht, plant das aber. Jesse: „Dyflexis bietet uns viele Möglichkeiten für alle möglichen HR-Aufgaben. Wir wollen das System voll ausschöpfen. Mit der Dienstplanung können wir personelle Herausforderungen leichter angehen. Dank der Skalierbarkeit von Dyflexis ist genug Platz für alle unsere Mitarbeitenden. So können wir effizient und schnell wachsen.“
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