Vom kleinen Familienbetrieb zum Gastronomie-Großhändler: Jansen Foodservice hat seine Belegschaft in knapp 20 Jahren verzehnfacht. 170 Angestellte an vier Standorten betreuen jetzt 1.750 Kunden – vor allem Caterer, Kantinen, Vereine und Schulen. Mit dem Wachstum kamen neue Herausforderungen: Die Schichtplanung in Excel? Zu aufwendig. Die Zeiterfassung? Zu fehleranfällig.

Und dazu noch der große Abstimmungsaufwand mit Abend- und Wochenendkräften. „Wir mussten immer wieder Fehler ausbessern. Das hat uns viel Zeit gekostet“, erinnert sich Kay Heezen, Financial Controller bei Jansen Foodservice. Mit Dyflexis läuft die Planung inzwischen viel effizienter und transparenter. „Die Mitarbeiter sind motivierter und ich habe mehr Zeit, um mich um die Optimierung des Betriebs zu kümmern“, zieht Heezen nach einem Jahr Bilanz.

Früher erstellte Jansen Foodservice die Dienstpläne in Excel und nutzte zusätzlich eine separate Zeiterfassung – ein Prozess voller Brüche und Doppelarbeit. Heute übernimmt Dyflexis beides in einem System. Standardpläne für den Alltag, flexible Schichten am Wochenende und in den Abendstunden: Alles wird direkt über die App organisiert. „Früher mussten wir freie Schichten mühsam am Telefon vergeben. Heute melden sich die Leute selbst. So lösen sich Besetzungsprobleme oft von allein.“

Die Mitarbeitenden schätzen die Transparenz von Dyflexis: Sie sehen jederzeit, wann sie eingeplant sind, wie viele Stunden sie gearbeitet haben und wie viele Urlaubstage oder Überstunden noch offen sind. „Wir arbeiten mit freien Schichten und setzen bis zu 60 Abend- und Wochenendkräfte ein. Nicht jede Software kann das abbilden, aber Dyflexis ließ sich ganz nach unseren Bedürfnissen einrichten.“ Diskussionen über nicht berücksichtigte freie Tage im Dienstplan oder die Richtigkeit der Zeiterfassung gehören damit der Vergangenheit an.

„Wir arbeiten mit freien Schichten und setzen bis zu 60 Abend- und Wochenendkräfte ein. Nicht jede Software kann das abbilden, aber Dyflexis lässt sich ganz nach unseren Wünschen und Bedürfnissen einrichten."

Reibungslose Integrationen sparen Zeit

Ein weiterer wichtiger Vorteil für das schnell wachsende Unternehmen: Dyflexis ist nahtlos mit den bestehenden Systemen wie der Lohnabrechnungssoftware Nmbrs verbunden. „Früher musste ich neue Mitarbeitende in drei Tools erfassen. Heute reicht ein Eintrag in Nmbrs, und die Daten laufen automatisch in Dyflexis. Das spart die Hälfte der Zeit“, so Heezen. „Ich kann neue Mitarbeitende sogar schon einplanen, wenn der Vertrag noch nicht ganz abgerundet ist. Sie können dann direkt über die App auf die Schichtplanung zugreifen und es gibt keine unnötigen Verzögerungen beim Einstieg.“

Auch die Vorbereitung der Lohnabrechnung ist jetzt deutlich einfacher: „Statt vier Stunden brauche ich nur noch anderthalb, um die Arbeitszeiterfassung zu prüfen und freizugeben“, berichtet Heezen. Wertvolle Zeit, die der Controller jetzt in Analysen zum operativen Geschäft investieren kann. Ein klarer Gewinn.

„Früher musste ich die geleisteten Arbeitsstunden exportieren und von Hand prüfen. Das kostete mich jedes Mal vier Stunden. Dank Dyflexis kann ich drei davon jetzt für strategische Analysen zum operativen Geschäft nutzen.“

Mehr Überblick, bessere Entscheidungen

Neben der Zeitersparnis liefert die Workforce Management Software Jansen Foodservice auch wertvolle, datenbasierte Einblicke in den Betrieb. „Wir sehen auf Knopfdruck, wann die meisten Aufträge eingehen und wie wir unsere Schichten optimal besetzen können“, erklärt Heezen. „So sind wir in Spitzenzeiten nie unterbesetzt und vermeiden gleichzeitig unnötige Personalkosten.“ Dank der direkten Schnittstelle zum Business-Information-Tool PowerBI lassen sich zudem ganz einfach Prognosen erstellen – eine wichtige Grundlage, um Budgets realistisch zu planen und Engpässe frühzeitig zu erkennen. „Insgesamt hilft uns Dyflexis enorm dabei, interne Prozesse zu straffen“, erklärt Heezen. „Dadurch können wir unseren Kunden noch mehr Service bieten.“

„Dyflexis gewährt uns tiefe Einblick in die Geschäftsergebnisse und strafft die internen Prozesse. Dadurch können wir unseren Kunden noch mehr Service bieten.“

Zukunft mit Dyflexis

Jansen Foodservice investiert regelmäßig in Innovationen – zuletzt zum Beispiel in Voice Pick, ein Tool für die sprachbasierte Kommissionierung in Lagern. Mit Headset und Sprachsteuerung werden Bestände in Echtzeit erfasst, Fehler reduziert und Prozesse beschleunigt. Auch hier liefert Dyflexis die nötigen Daten, um die Wirkung solcher Neuerungen messbar zu machen. „Wir können sofort sehen, ob wir weniger Mitarbeitende pro Schicht brauchen oder flexibler mit Wochenendkräften arbeiten können“, erklärt Kay Heezen.

Für den Financial Controller zeigt sich die Stärke von Dyflexis vor allem in der Transparenz. „Wir haben die Zahlen jederzeit im Blick und können schnell auf Veränderungen reagieren – sei es bei Auftragsspitzen oder bei neuen Projekten.“ Durch die enge Verzahnung mit anderen Systemen wird es außerdem leicht, zusätzliche Standorte oder Abteilungen ins Workforce Management zu integrieren.

Heezen ist überzeugt: „Solange sich Dyflexis weiterentwickelt, kann auch unser Unternehmen weiter wachsen. Für uns ist das System nicht nur eine Software, sondern ein strategischer Partner.“