Automatisierung ist die Zukunft von HR

Als HR- und Payroll-Profi muss man heute mehr können als reine Verwaltungsarbeit. Man denkt über die richtige Strategie und Struktur für die Organisation mit, und Kolleginnen und Kollegen kommen mit persönlichen Fragen. Um dafür Zeit und Raum zu haben, lohnt es sich, bestimmte Aufgaben wie die Lohnabrechnung zu automatisieren. Automatisierung spielt in Unternehmen eine immer größere Rolle, aber was bedeutet das genau, und welche Vorteile bringt es? Wir sprachen mit Tim Claassen, Gründer von Fhris, und werfen gemeinsam einen frischen Blick auf die Zukunft von HR.

Das ist Fhris

Fhris bietet ein digitales HR-Portal speziell für Unternehmen. Es ist ein Komplettpaket für HR- und Payroll-Profis, gebaut mit der Software von AFAS, aus unserer Sicht der besten Software für HR und Lohnabrechnung.

Tim: „Fhris wurde 2019 als Teil von Mettom gegründet, weil wir gemerkt haben, dass Unternehmen, egal wie klein oder groß, Fokus, Übersicht und Kontrolle über ihre Personal- und Lohnverwaltung brauchen. Deshalb haben wir beschlossen, die Software, die wir selbst für unser Personalwesen nutzen, auch unseren Kunden anzubieten. Mit Erfolg: Vier Jahre nach der Gründung hilft Fhris täglich 150 Kunden, und das Team ist auf 28 Mitarbeitende gewachsen. Rechnet man die Kunden von Mettom dazu, betreuen wir sogar 400 Kunden.“

Um der Kundschaft ein optimales Einkaufserlebnis zu bieten, ist es wichtig, die Mitarbeitenden in alle Prozesse einzubinden

Das Team von Fhris ist immer auf dem neuesten Stand der Entwicklungen in HR und Lohnabrechnung. Verbindet man dieses Wissen mit der Erfahrung aus der Kundenarbeit, hat man ein echtes Erfolgsrezept. Tim erzählt: „Das Gute an der AFAS-Software ist, dass man sie genau so einrichten kann, wie man möchte. Dank unserer langjährigen Erfahrung kennen wir die Best Practices für die Einführung. Mit diesem Wissen haben wir eine Umgebung geschaffen, an die wir Kunden per Plug-and-Play anbinden, ohne Implementierungskosten und mit Rücksicht auf ihre persönlichen Wünsche. Die unterscheiden sich natürlich von Unternehmen zu Unternehmen, aber im Kern geht es bei allen um dasselbe: die Automatisierung der Lohnabrechnung.“

Die Vorteile der Automatisierung

Einer der größten Vorteile des Fhris-Portals ist, dass es für Struktur und Übersicht sorgt. Nach dem Einloggen zeigt das Dashboard einen Aufgabenkorb mit allem, was noch zu erledigen ist. Das schafft Klarheit und Einblick in die Verwaltung.

Tim: „Alle HR- und Lohnarbeiten sind Verwaltungsaufgaben. Wir glauben, dass man alle Verwaltungsprozesse automatisieren kann. So schafft man mehr in kürzerer Zeit und hat Raum für andere Dinge. Wir sehen einen Wandel im HR-Beruf: Er wird immer stärker auf Menschen und die Organisation ausgerichtet. Profis kümmern sich mehr um einen persönlichen Ansatz in HR-Fragen und gestalten die Unternehmenspolitik aktiv mit. Der HR-Beruf verschwindet also nicht, er verändert sich. Die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben unterstützt diese Entwicklung.“ Neben der Zeitersparnis bringt Automatisierung weitere wichtige Vorteile:

1. Einheitlichkeit schaffen Jeder Mensch arbeitet auf seine eigene Art, deshalb unterscheiden sich alle Ergebnisse voneinander. Mit Software werden Prozesse einheitlich, denn alle Aufgaben sind in Workflows abgebildet. So arbeiten alle nach derselben Methode. Tim: „Man sieht nicht nur, ob noch etwas zu tun ist, es wird auch alles protokolliert. So entstehen Akten automatisch, und die Verwaltung ist für Mitarbeitende und Arbeitgeber gleichermaßen transparent.“

2. Fehler minimieren Neben der Einheitlichkeit sorgt man auch dafür, dass weniger Menschen Fehler machen. Die Workflows standardisieren die Lohnabrechnung. So nutzt man immer das richtige rechtliche Dokument und hat eine zentrale Eingabe in nur einem System. Die Software-Schnittstellen tauschen Daten zwischen den Systemen automatisch und fehlerfrei aus. Das verhindert die fehleranfällige manuelle Dateneingabe in mehreren Programmen.

3. Unabhängig von einer einzelnen Lohnbuchhaltung Tim: „Bevor Unternehmen zu uns kommen, sind sie oft von einer einzigen Person in der Lohnbuchhaltung abhängig. Das ist ein Risiko, denn sonst kennt sich niemand im Unternehmen mit Lohnfragen aus. Fällt diese Person aus, fehlt intern das Wissen, um das aufzufangen.“ Deshalb tun Unternehmen gut daran, diese Spezialarbeit auszulagern. So stellt man sicher, dass die Mitarbeitenden immer korrekt bezahlt werden.

„Wir glauben, dass man alle Verwaltungsprozesse automatisieren kann. So schafft man mehr in kürzerer Zeit und hat Raum für andere Dinge.“

Die starke Kombination aus HR und WFM

Die größte Gemeinsamkeit von Fhris und Dyflexis: Beide Softwarelösungen nehmen Verwaltungsarbeit ab. Tim: „Eine Voraussetzung dafür, dass wir bei Fhris gute Arbeit leisten können, ist eine korrekte Zeiterfassung bei unseren Kunden.“ Diese liefern sie über ein Workforce-Management-Paket wie Dyflexis. Fhris arbeitet mit verschiedenen Softwarepartnern zusammen, aber diese Zusammenarbeit ist anders.

Tim erklärt: „Dyflexis ist wie wir ein junges, wachsendes und ehrgeiziges Unternehmen. Darin verstehen wir uns und ergänzen uns. Auch mit Partner Manager Joris van Daalen verstehen wir uns sehr gut: Wir können uns schnell und unkompliziert abstimmen. So bleiben die Wege kurz.“

Dank der Workforce-Management-Software von Dyflexis ist die Zeiterfassung immer korrekt. Verbindet man Dyflexis mit unserem Portal, werden diese Informationen automatisch ausgetauscht.

Tim: „Dank der Workforce-Management-Software von Dyflexis ist die Zeiterfassung immer korrekt. Verbindet man Dyflexis mit unserem Portal, werden diese Informationen automatisch ausgetauscht. Die Schnittstelle funktioniert gut und ist eine Erweiterung von HR und unseres Service. Weil wir die richtigen Lohndaten, den Tarifvertrag, Zuschläge und Ausnahmeregeln hinterlegen, ist jede Lohnberechnung korrekt. Eine goldene Kombination: Dyflexis für die Zeiterfassung, Fhris für die Lohnabrechnung. Das Einzige, was man in der Verwaltung noch selbst tun muss, ist die Auszahlung freizugeben.“

Dass Workforce Management in Kombination mit HR-Software seine Vorteile hat, zeigt einer der gemeinsamen Kunden von Dyflexis und Fhris. Das Unternehmen wuchs von 150 auf 320 Mitarbeitende. Tim: „Dank unserer Schnittstelle braucht die Personalabteilung für die Lohnabrechnung immer noch genauso viel Zeit, obwohl sich die Zahl der Mitarbeitenden mehr als verdoppelt hat. Durch Automatisierung schafft sie also doppelt so viel.“

Durch diese Zeitersparnis entsteht Raum für andere HR-Themen wie Beratung und Strategie. Dafür nutzt das Unternehmen die Dashboards und Berichte in Dyflexis. Fhris macht diese Daten sichtbar und berät den Kunden auf dieser Grundlage. Die Personalabteilung des Kunden arbeitet dann selbst damit weiter, um den Betrieb noch strategischer aufzustellen.

Tim: „Das ist ein tolles Beispiel dafür, wie gut sich unsere Systeme ergänzen. Wir sehen einfach, dass es funktioniert und Unternehmen damit wirklich hilft. Deshalb werden wir künftig noch mehr solcher HR- und WFM-Komplettpakete anbieten.“ Fhris führt dann ein Erstgespräch mit den Kunden und hört genau hin, was sie brauchen. Weil das Team die Funktionen aller Workforce-Management-Systeme genau kennt, weiß es, welche Software am besten passt.

„Oft empfehlen wir Dyflexis, weil man damit einfach am meisten machen kann. Dann setzen wir beide unsere Fachleute ein. Dyflexis übernimmt die Einführung seiner Software und wir die unserer. So bieten wir unseren Kunden das Beste aus zwei Welten, mit einer reibungslosen Automatisierung als Ergebnis.“

Frischer Blick in die Zukunft

Wie sieht die Zukunft der Automatisierung aus? Tim: „Um uns weiterzuentwickeln und unseren Kunden bestmöglich zu helfen, hören wir weiterhin kritisch zu. Wir organisieren Feedbackrunden und beobachten Entwicklungen in der Branche und in der Welt.“ Sobald ein neuer Automatisierungsbedarf entsteht, reagiert das Team sofort. „Wir automatisieren so lange weiter, bis nichts mehr übrig ist. Wir machen weiter, bis man selbst gar nichts mehr kontrollieren muss und alles komplett von allein läuft.“

Das ist das ultimative Ziel, für das sich Fhris und Dyflexis gemeinsam einsetzen: nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern ein durch und durch zukunftssicherer Professionalisierungsschritt.