Zwei Fliegen mit einer Klappe bei Excluton

Excluton, Hersteller von Pflastersteinen aus Beton, bietet ein breites Sortiment für die Gartengestaltung und den öffentlichen Raum. Das Unternehmen wurde 1975 von Frans van Haren gegründet; Hauptsitz und Produktion liegen strategisch günstig in Druten an der Waal. Excluton ist der einzige Betonhersteller in den Niederlanden, und der erste in Europa, mit einem zertifizierten Cradle to Cradle®-Recyclingsystem. Mit diesem innovativen System lassen sich alte Steine und Materialien für neue, nachhaltige Pflasterprodukte wiederverwenden. 2022 wurde Excluton von Gilde Equity Management übernommen.

Die Übernahme brachte neue Wünsche und Anforderungen mit sich, vor allem in der Organisation. Personalleiterin Kitty Dirkse suchte deshalb gezielt nach einem integrierten HR-Paket und einem Workforce-Management-System und entschied sich für Dyflexis.

Effiziente Zeiterfassung

Als Kitty bei Excluton anfing, stand sie direkt vor einer großen Aufgabe: die Zeiterfassung effizienter zu machen. Viele Prozesse liefen noch manuell, und die Systeme arbeiteten getrennt voneinander.

„Wir haben jede Woche einen halben Tag damit verbracht, die geleisteten Stunden aus Excel in unsere Lohnsoftware zu übertragen“, erzählt Kitty. „Die Systeme funktionierten zwar einzeln, waren aber nicht verbunden. Das führte zu viel doppelter Arbeit und Fehlern.“

Nach gründlicher Prüfung fiel die Wahl auf eine Kombination aus Dyflexis, Daywize und Nmbrs. Diese Entscheidung hat sich bewährt: „Dieser Schritt war ein echter Gamechanger. Neue Mitarbeitende erscheinen jetzt automatisch in allen Systemen, und die geleisteten Stunden landen auf Knopfdruck in der Lohnabrechnung. Dank Dyflexis haben wir unsere HR-Prozesse enorm modernisiert.“

Perfekte Personalplanung

Auch die Personalplanung war eine Knobelaufgabe, vor allem mit mehreren Abteilungen und Funktionen, die alle ihre eigene Art zu planen hatten.

„Es war ein komplexes Puzzle, das viel Zeit gekostet hat“, sagt Kitty. „Jede Abteilung hatte ihre eigene Planungsmethode, dadurch war es schwer, einen vollständigen und aktuellen Überblick zu behalten.“

Mit Dyflexis hat sich das geändert. Die Mitarbeitenden erfassen ihre Stunden jetzt über ein neues Stempelsystem, das von den Teamleitungen kontrolliert wird. So gibt es täglich einen individuellen Einblick in reguläre und zusätzliche Stunden, eine wertvolle Grundlage für künftige Planungen.

Unsere Planenden und Teamleitungen arbeiten jetzt viel schneller und effizienter. Das hat zu mehr Überblick, einer faireren Verteilung der Schichten und zu erheblichen Kosteneinsparungen geführt.

Schnelle Einführung

Sobald klar war, welche Vorteile die Softwarekombination bringt, wollte Excluton schnell handeln. „Wir wollten kein langes Projekt, sondern direkt loslegen“, erzählt Kitty.

„Innerhalb von zwei Monaten war die komplette Einführung abgeschlossen. Das lief reibungslos, auch dank der guten Begleitung durch die Anbieter.“

Jede Veränderung beginnt mit einer Herausforderung

Natürlich sorgte der Umstieg bei den Mitarbeitenden auch für Unsicherheit. Trotzdem wurde das neue System schnell angenommen.

„Bei solchen Veränderungen ist etwas Widerstand ganz normal“, so Kitty. „Aber wir wurden gut begleitet, und die Vorteile waren schnell für alle sichtbar.

Mitarbeitende können sich jetzt ganz einfach für zusätzliche Schichten eintragen, die in ihren Kalender passen, und sehen ihren Dienstplan in der App in Echtzeit.

Auch der Umgang mit Überstunden hat sich verbessert: Mitarbeitende können jetzt selbst wählen, ob sie sich Überstunden auszahlen lassen oder Freizeitausgleich nehmen.“