Tot acht ton bedrijfskleding per dag: bij Wäscherei Heim moet elke handeling kloppen. In Berlijn en Bad Liebenwerda is Cindy Schmidt, hoofd van het bedrijfsonderdeel, verantwoordelijk voor 185 medewerkers in productie, wagenpark, administratie en verkoop. Alle diensten moeten perfect bezet zijn, zodat elke order op tijd bij de klant aankomt. “Vroeger was het bij ons puzzelen met Excel-lijsten en briefjes op het prikbord. Nu gaat alles digitaal”, zegt de meester-textielreiniger. “Daardoor zijn onze personeelsplanning en salarisadministratie sneller, transparanter en betrouwbaarder. En dankzij Dyflexis met een hoog niveau van gegevensbeveiliging.”
Tot 10.000 stuks per dag, en geen tijd voor papierwerk
W. Heim groeit: wat in 1938 begon als een kleine wasserij voor particulieren in Berlijn, is nu een middelgrote textieldienstverlener met 1.000 klanten. Elke dag worden 10.000 stuks gewassen, gesorteerd, gevouwen en bezorgd: bedrijfskleding voor ambachtslieden, de industrie, de voedingsmiddelenbranche en de zorg.
De meeste klanten bezitten hun beschermende kleding, overalls, schorten of jassen trouwens niet meer zelf, maar leasen ze via mietwäsche, een samenwerkingsverband waarbij W. Heim als zelfstandig bedrijf is aangesloten. De grootwasserij verzorgt de reiniging en logistiek voor klanten in alle Oost-Duitse deelstaten, in Sleeswijk-Holstein en in Noordrijn-Westfalen. Om dat soepel te laten verlopen, is eersteklas workforce management nodig.
“Excel werd op een gegeven moment gewoon te foutgevoelig”
Voordat de digitale personeelsplanning werd ingevoerd, ging bij W. Heim veel met de hand: roosters in Excel, verlofoverzichten in losse bestanden, briefjes op vijf prikborden. “Onze diensten zijn vrij constant, maar vakantieperiodes waren lastig te overzien”, herinnert Schmidt zich. “Daarvoor moesten we meerdere bestanden met elkaar vergelijken.” Tijdrovend en foutgevoelig.
Wat het extra lastig maakte: per dienst moeten er EHBO’ers en brandwachten worden ingepland. Maar wie in het team de juiste kwalificatie had, wisten vroeger maar weinig mensen. Nu staat die informatie direct in het systeem. “Alle ploegleiders zien in één oogopslag of aan de wettelijke eisen is voldaan”, aldus Schmidt. Dat scheelt werktijd en zenuwen.
Wagenpark, scholierenbaantjes, pauzes: alles onder controle
Vooral de planning van het wagenpark was vroeger veeleisend: chauffeurs werken niet op één plek, maar bedienen grote gebieden in Oost-Duitsland, Sleeswijk-Holstein en Noordrijn-Westfalen. “Met Dyflexis klokken ze nu direct in op hun telefoon, helemaal zonder papierwerk”, zegt de geboren Berlijnse Schmidt. Een pluspunt: “Sjoemelen kan niet meer, want het systeem werkt alleen binnen een vaste straal. Dat zorgt voor meer eerlijkheid.”
Ook vakantiekrachten onder de 18 zijn nu eenvoudig in te plannen, met minder uren en een beperkte beschikbaarheid per jaar. Bovendien maakt Dyflexis inmiddels onderscheid tussen betaalde en onbetaalde pauzes. “Daar was vroeger geen nette oplossing voor. Nu wel”, aldus Cindy Schmidt. De software werd zelfs op maat gemaakt voor de wensen van de wasserij. “Het IT-team van Dyflexis stond heel open voor onze suggesties. Een zeldzaamheid in de branche.”
Gegevensbeveiliging als extra must
Naast een soepele planning hecht Cindy Schmidt veel waarde aan IT-beveiliging. Steeds vaker willen klanten precies weten waar en hoe de gegevens van hun medewerkers worden verwerkt. Begrijpelijk, want op bedrijfskleding staat vaak de naam van de drager. “IT-beveiliging is een groot thema”, zegt ze. “En wij zijn een mogelijke toegangspoort, ook al gaat het alleen om namen.” Daarom gebruikt W. Heim alleen software die juridisch waterdicht is en in Europa wordt gehost, ook voor urenregistratie en salarisadministratie.
Implementatie met een workshop en een persoonlijke lijn
De start met Dyflexis ging snel: een testrun in mei 2024 en de volledige uitrol al in september. Een belangrijke succesfactor was een workshop van een hele dag bij W. Heim, geleid door drie medewerkers van Dyflexis. “Onze belangrijkste mensen konden de software meteen testen en hun contactpersonen leren kennen”, zegt Cindy Schmidt. “Dat schiep vertrouwen.”
Daardoor was het later makkelijk om vragen te stellen of problemen op te lossen, zonder hotlines of lange wachttijden. “Vooral collega’s zonder veel IT-ervaring durven dan eerder met het systeem te werken”, aldus het hoofd van het bedrijfsonderdeel.
Rapportages in plaats van giswerk: data die echt helpt
Cindy Schmidt zet Dyflexis inmiddels ook strategisch in: met de rapportagefunctie analyseert ze personeelskosten, productie en omzet dagelijks, in plaats van één keer per maand zoals vroeger.
Een eyeopener: “Op warme dagen daalt onze productie al bij 26 tot 27 graden, niet pas bij 30. Met die kennis kunnen we hittemaatregelen gerichter en eerder inplannen.” Ook investeringen in nieuwe klimaattechniek zijn zo beter te beoordelen.
Wat Schmidt ook in de data van Dyflexis ontdekte: “Als de productie hapert, merken we dat drie dagen later in het wagenpark. Daarom passen we de planning nu vooruitlopend aan en besparen we geld.” Een win-winsituatie.
Salarisadministratie met DATEV? Geregeld.
Nog een voordeel: de koppeling met DATEV voor de salarisadministratie is direct ingebouwd. W. Heim bereidt de salarisverwerking voor in Dyflexis en geeft de gegevens automatisch door aan DATEV. Dat scheelt administratietijd en verhoogt de tevredenheid in het team. “We krijgen veel minder vragen over de salarisadministratie”, zegt Cindy Schmidt. “Iedereen ziet zijn uren in de app, meldt afwijkingen meteen en vraagt daar ook direct verlof aan. Dat scheelt beide kanten een hoop papierwerk.”
“Ik zou Dyflexis altijd aanraden”
Als ervaren meester-textielreiniger met een scherp oog voor processen en mensen weet Cindy Schmidt waar het om draait bij het digitaliseren van een wasserij: transparante processen, heldere communicatie en een systeem dat meedenkt. De 48-jarige, die dol is op extreme wandeltochten van wel 65 kilometer, zou Dyflexis altijd aanraden. “De software is doordacht, makkelijk te bedienen en wordt voortdurend doorontwikkeld”, zegt Cindy Schmidt. “We besparen tijd, voorkomen fouten en hebben eindelijk echt overzicht. En het team? Veel tevredener. Precies zoals het hoort.”
Ontdek de kracht van Dyflexis
Kies een tijdstip dat jou het beste uitkomt.
Gratis en vrijblijvend, lees hoe we met je gegevens omgaan in ons privacybeleid.
