Knie, schouder, heup: elk jaar herstellen meer dan 1.800 mensen in Rehaklinik Limberger van een orthopedische ingreep. Zo’n 100 medewerkers in Bad Dürrheim, in Baden-Württemberg, zorgen voor hun welzijn: in de therapie, de verpleging, de service en de administratie. De dienstplanning en salarisadministratie? Erg bewerkelijk. Diensten werden lange tijd in Excel of zelfs nog op A3-papier gepland.
En het salarisprogramma? Dat had geen koppeling met de urenregistratie. Een opzet die zenuwen kostte en fouten opleverde. “Ik maakte overuren”, herinnert Katrin Klauke zich, verantwoordelijk voor de salaris- en financiële administratie bij Klinik Limberger. “Dat is met Dyflexis gelukkig voorbij.”
Prijs-kwaliteit en privacy gaven de doorslag
De zoektocht naar passende software die dienstplanning, urenregistratie en de voorbereiding van de salarisadministratie met elkaar verbindt, duurde een kwartaal. Katrin Klauke vond het belangrijk om de afdelingshoofden vanaf het begin mee te nemen. “Zij werken elke dag met de software, dus moeten ze ook meebeslissen”, zegt de 48-jarige.
Samen bekeken ze talloze aanbieders en vergeleken ze functies en prijzen. Het resultaat: veel systemen zijn te duur of overladen met functies die voor een middelgrote kliniek niet relevant zijn.
Dyflexis overtuigde daarentegen op alle fronten. “De prijs-kwaliteitverhouding is super”, zegt Katrin Klauke. Nog een doorslaggevend punt: privacy en gegevensbescherming. “We werken met gevoelige personeelsgegevens. Dan is het belangrijk dat de software juridisch waterdicht is en dat de gegevens in Europa worden gehost.” Ook de externe functionaris gegevensbescherming met wie de kliniek samenwerkt, keurde Dyflexis goed. “Zijn positieve oordeel heeft ons enorm gesterkt”, zegt bedrijfseconoom Klauke.
Snelle implementatie, persoonlijke begeleiding
De overstap begon in het najaar van 2024, met een testfase van twee maanden om alles fijn af te stemmen. Dyflexis begeleidde de medewerkers daarbij vooruitziend en persoonlijk. Stap voor stap werden stamgegevens, looncomponenten en verlofregels ingericht. “Onze contactpersoon bij Dyflexis was altijd bereikbaar en heeft ons heel duidelijk door het proces geleid”, vertelt de salaris- en financieel administrateur. “Heel anders dan bij andere aanbieders, waar het vaak alleen is: ‘Hier is een testversie.’ En dan sta je er alleen voor.”
Eenvoudig, gestructureerd en tijdbesparend
Sinds november 2024 verlopen de dienstplanning en salarisadministratie van Klinik Limberger volledig digitaal en een stuk eenvoudiger dan voorheen. “Dyflexis is echt heel overzichtelijk opgebouwd en makkelijk in gebruik, ook voor het team”, zegt Klauke. Medewerkers vragen verlof nu direct aan in de app en zien meteen of het is goedgekeurd. “Zo voorkomen we een hoop papierwerk en krijgen we veel minder vragen dan vroeger.”
Ook de afdelingshoofden zijn ontlast: zij maken of wijzigen de planning direct in het systeem en beheren daar ook de urenregistratie, zonder dat alles via de administratie hoeft te lopen. “Dat scheelt tijd en zenuwen”, aldus Klauke.
En het programma groeit mee met de kliniek, anders dan de oplossingen van de meeste concurrenten. Speciaal voor de revalidatiekliniek ontwikkelde Dyflexis de mogelijkheid om meerdere looncomponenten tegelijk te verwerken, bijvoorbeeld voor nachtdiensten in het weekend of op feestdagen.
Volgende stap: AI in de dienstplanning
Katrin Klauke heeft de volgende stap al in het vizier: AI-ondersteunde dienstplanning met Dyflexis. De kunstmatige intelligentie analyseert de gegevens van Dyflexis en stelt automatisch de juiste bezetting van de diensten voor. “Dat is voor ons superinteressant”, zegt de bedrijfseconoom. “Zo houden onze afdelingshoofden meer tijd over voor andere belangrijke taken, en daar draait digitalisering nu juist om.”
4,5 van de 5 sterren voor Dyflexis
De overstap naar Dyflexis heeft zich voor Rehaklinik Limberger in alle opzichten bewezen. “We hebben onze processen gestroomlijnd, de administratie merkbaar ontlast en onze medewerkers profiteren van meer transparantie.” Ze waardeert vooral de directe lijn met de support van Dyflexis en de bereidheid om ook specifieke wensen van de kliniek te realiseren. Haar beoordeling: 4,5 van de 5 sterren voor Dyflexis, en een duidelijke aanrader voor iedere zorginstelling die dienstplanning, urenregistratie en salarisadministratie eenvoudiger en veiliger wil maken.
Ontdek de kracht van Dyflexis
Kies een tijdstip dat jou het beste uitkomt.
Gratis en vrijblijvend, lees hoe we met je gegevens omgaan in ons privacybeleid.
