Max Raabe stond er al. Nico Stank komt nog. Geen twijfel mogelijk: de Stadthalle Aschaffenburg is dé evenementenhotspot van deze cultuurrijke Beierse stad. Hier ontmoet de Frankische high society elkaar op het Suppenschul-bal. Hier werd de wijnkoningin van de regio gekozen, live op tv. Jaarlijks organiseert de gemeente zo’n 500 culturele evenementen, seminars en congressen.
Of beter gezegd: het team van 40 mensen van de Stadthalle. Eventmanagers, toneelmeesters, evenemententechnici en ondersteunende oproepkrachten. Een uitdaging voor de personeelsplanning. Een jaar geleden stapte de Stadthalle voor de oproepkrachten over van Excel op Dyflexis. Het resultaat? “Ons team is veel tevredener”, zegt Stadthalle-directeur Patrick Bodirsky. “En we kunnen meer evenementen aanbieden!” Dat wilden we graag preciezer weten.
Sinds eind 2022 is Patrick Bodirsky de baas van de Stadthalle Aschaffenburg. Zijn officiële titel? Hoofd Stadthallemanagement, Marketing en Evenementenservice. “Een typische tongbreker uit het Duitse ambtenarenjargon”, lacht de 40-jarige. In de praktijk is de bedrijfseconoom en eventmanager verantwoordelijk voor de structurele en organisatorische ontwikkeling van de Stadthalle. Daar horen onder meer de definitieve keuze van evenementen bij, de prijsstelling en natuurlijk de personeelsplanning.
Niet alleen de inzet van vaste medewerkers moet worden gepland, maar ook die van de vele oproepkrachten die bij evenementen bijvoorbeeld de garderobe verzorgen, bezoekers naar hun plaats wijzen of parkeerkaartjes afstempelen. “Met Excel een enorme klus”, herinnert Patrick Bodirsky zich zijn begintijd.
Uitgangssituatie: een halve baan alleen voor de oproepkrachten
“Een parttime collega was alleen bezig met het rondbellen van de oproepkrachten. Kun je dan werken? Wanneer ben je op vakantie? Enzovoort.” Al na een paar dagen in zijn nieuwe baan wist de geboren Franke dat dit anders moest.
In het gemeentelijke coronatestcentrum en bij het Duitse Rode Kruis in Aschaffenburg, waar hij als vrijwilliger de reddingshondenbrigade leidt, had Patrick Bodirsky al ervaring opgedaan met apps voor digitale personeelsplanning. Hij wist hoeveel tijd en stress de juiste workforce-managementsoftware zijn team kon besparen. Maar een aanbieder vinden bleek lastig, onder meer door de Duitse 70-dagenregel voor kortdurend werk.
Lastige zoektocht: de meeste apps kunnen niet overweg met gemeentes
Bijna alle planningsapps registreren de werktijd per uur. Tot zover logisch. “Maar als gemeente moeten we bij minijobs ook heel streng opletten dat elke oproepkracht niet meer werkt dan de wettelijk toegestane 70 dagen per jaar”, legt de Stadthalle-directeur uit. Kennelijk een grote hobbel voor de potentiële partners. “Geen enkel bedrijf was bereid zijn software daarvoor uit te breiden.” Gefrustreerd zocht Bodirsky online en kwam hij Dyflexis tegen. “Vanaf het eerste contact zijn we hier heel deskundig en vriendelijk geholpen”, herinnert de gemeentelijke afdelingsmanager zich. “En het inbouwen van de 70-dagenregel was helemaal geen probleem.”
Flexibel workforce management: 100% privacyproof
Hobbel nummer één was dus genomen. Ook de ondernemingsraad was snel aan boord. “Werkgevers zijn tenslotte verplicht om de werktijd juridisch correct te registreren”, zegt Patrick Bodirsky. “En omdat Dyflexis, anders dan andere aanbieders, geen medewerkerstracking bevat, waren er binnen onze organisatie eigenlijk geen bezwaren.” Bleef alleen nog de privacy over, een hobbel die bij Dyflexis niet bestaat. “Alle servers staan in Europa, er gaan dus geen gegevens naar andere landen”, legt de Stadthalle-directeur uit. “Daarom kregen we ook op het gebied van privacy snel groen licht.”
De grootste scepticus is nu een vurig voorstander
Inmiddels bekijken alle oproepkrachten de openstaande diensten zelf in de app en schrijven ze zich naar voorkeur en beschikbaarheid in voor evenementen. Op hun beurt geven ze in de app door wanneer ze op vakantie zijn of om een andere reden niet beschikbaar zijn. “Dat bespaart ons bij de planning ontzettend veel tijd”, vertelt Patrick Bodirsky. “Staan er nog diensten open en zoeken we actief oproepkrachten, dan zien we meteen wie er beschikbaar is en benaderd kan worden.”
En de oproepkrachten? Die zijn blij met de nieuwe flexibiliteit. “Op onze jaarlijkse bijeenkomst hebben we onlangs samen de balans opgemaakt na een jaar Dyflexis”, vertelt de Stadthalle-directeur. De uitkomst: “Iedereen is tevreden. Zelfs onze oproepkracht met de langste staat van dienst, die al ruim 30 jaar bij ons is en eerst erg sceptisch was, zei nog speciaal tegen me: ‘Jeetje, nu kan ik me heel makkelijk inschrijven voor de leukste evenementen!’ Die feedback deed me echt goed.”
Een tevredener team, meer evenementen
Personeelsplanning met Excel heeft bij de Stadthalle Aschaffenburg dus afgedaan. Hoog tijd ook, want de collega die parttime de oproepkrachten begeleidde, geniet inmiddels van haar welverdiende pensioen. “Met de vrijgekomen halve baan konden we een parttime eventplanner bij ons een fulltime functie aanbieden”, zegt Patrick Bodirsky. “Dat ontlast het team, en we kunnen nu zelfs nog meer evenementen aanbieden.” Mooi, want in 2026 bestaat de Stadthalle Aschaffenburg 35 jaar, en dat jubileumjaar moet natuurlijk stijlvol worden gevierd.
En 2027? Dan wordt bij een koorwedstrijd de Duitse bondspresident verwacht. Dat betekent veel werk voor het team, bijvoorbeeld op het gebied van protocol en beveiliging. “En natuurlijk ook bij de personeelsplanning”, knikt Bodirsky lachend: “Ik heb er zin in, want daar hebben we nu een sterke partner voor.”
Patrick Bodirsky, Hoofd Stadthallemanagement
Ontdek de kracht van Dyflexis
Kies een tijdstip dat jou het beste uitkomt.
Gratis en vrijblijvend, lees hoe we met je gegevens omgaan in ons privacybeleid.
