Christelijk, multicultureel en inclusief: dat zijn de waarden van kinderopvang “Arche” in Langenhagen, vlak bij Hannover. Doordeweeks spelen, ravotten en leren hier 115 kinderen. “We willen hun en hun ouders het christelijk geloof meegeven”, zegt directeur Reinhard Kahle. “Maar we zijn geen kerkelijke instelling, we zijn een onafhankelijke christelijke vereniging.” FEBEL e. V., voluit Freie evangelische Bildungs- und Erziehungseinrichtungen (vrije protestantse onderwijs- en opvanginstellingen), bestaat sinds 1994.
Inmiddels werken hier 55 mensen op vijf locaties: pedagogisch medewerkers, huishoudelijk en schoonmaakpersoneel en administratieve medewerkers. De dienstplanning? Die doet Dyflexis al ruim een jaar. “Daarmee registreren we de werktijd digitaal, houden we ons aan de wettelijke regels en kunnen we zelfs heel kortetermijnwijzigingen in de planning doorvoeren.” Reinhard Kahle vertelt ons over zijn ervaringen en de volgende stappen.
Tring tring. Daar is er weer een. Vaak ’s avonds. Ook op zondag. Een telefoontje van iemand die een dienst afzegt. “Ik kan morgen helaas niet komen. Ik ben ziek.” Geen wonder: in de kinderopvang gaan nu eenmaal virussen en bacteriën rond. Elke moeder en vader weet ervan mee te praten. En ook de medewerkers blijven natuurlijk niet altijd gespaard. Daarom moet de planning, bij wijze van spreken, eerder met potlood dan met pen worden gemaakt.
Dat geldt natuurlijk net zo goed voor een kleuterschool, een kinderdagverblijf of een naschoolse opvang. En precies die drie horen ook bij de “Arche”, net als een speelgroep en een bos-kleuterschool.
Na de planning is vóór de planning
Reinhard Kahle, al vier jaar directeur van FEBEL, herinnert zich de tijd vóór Dyflexis nog goed. “Was de planning voor alle vijf locaties net klaar, dan konden we weer opnieuw beginnen en veel met de hand aanpassen.” Collega’s moesten bijvoorbeeld onverwacht voor hun eigen kinderen zorgen, hadden een noodgeval in de familie of werden ziek.
In het begin maakte de locatiemanager de tijdrovende planning. Ze belde beschikbaarheden rond en maakte de personeelsplanning in Excel. “Dat was echt priegelwerk”, herinnert Kahle zich.
De uitdaging: verschillende werktijdmodellen en wettelijke regels
Ten eerste werkt niet iedereen in het team fulltime. Ten tweede hebben veel parttimers schoolgaande kinderen en zijn ze daardoor meestal alleen ’s ochtends beschikbaar. “Maar de Arche is altijd open van 8 tot 15 uur, met een uur ervoor en erna als vroege en late opvang”, legt Kahle uit, die zelf twee volwassen kinderen en vier kleinkinderen heeft. “Die tijden willen we voor het welzijn van kinderen en ouders dus wel afdekken.”
En ten derde heeft de wetgever heel duidelijke regels voor de opvang van kinderen. “Per groep moeten er altijd twee pedagogisch medewerkers aanwezig zijn”, noemt de 59-jarige directeur als voorbeeld. “Bovendien mogen onze sociaal-pedagogische assistenten niet alleen werken.” Dat maakt plannen op de computer al snel slopend. “En aan het eind moesten we alles nog 40 keer printen en collega’s een briefje in de hand drukken.”
Dag Excel, hallo Dyflexis
Zo’n anderhalf jaar geleden besloot de marketingspecialist daarom de handmatige planning met pensioen te sturen. “De verantwoordelijke collega ging met pensioen. Haar opvolger kende digitaal workforce management uit eerdere banen en klopte al snel bij me aan.” Reinhard Kahle zag het nut meteen, ook al werkt hij zelf graag met Excel en duikt hij graag in de formules. “Met Dyflexis maken we planningen veel eenvoudiger. We zien meteen wie er überhaupt beschikbaar is en volgens contract nog mag werken, en we kunnen beter rekening houden met individuele wensen.”
Wettelijke regels naleven? Met workforce management geen probleem
Nog een voordeel: met Dyflexis voldoet FEBEL e. V. direct aan de wettelijke plicht om werktijd digitaal te registreren. “Daardoor hadden we ook het verenigingsbestuur, dat over zulke investeringen beslist, snel aan onze kant”, vertelt Reinhard Kahle. “Zeker omdat Dyflexis een Europese aanbieder is en onze gevoelige gegevens op Europese servers staan. Dat was voor ons bij de keuze enorm belangrijk.”
Ook de verplichte verdeling van pedagogisch medewerkers over alle groepen op alle vijf locaties gaat nu bijna met één druk op de knop. In Dyflexis kon de vereniging alle medewerkers in de personeelsgegevens namelijk labels met kleurcodes geven, afhankelijk van opleiding of rol, bijvoorbeeld pedagogisch medewerker of sociaal-pedagogisch assistent. “Zo zien we in één oogopslag of we aan alle wettelijke regels voor de kinderopvang voldoen of dat we nog diensten moeten ruilen.”
De voordelen voor medewerkers: meer duidelijkheid, eenvoudig in gebruik
En de medewerkers? Die zien direct op hun smartphone wanneer, waar en hoe ze werken. Hebben ze opvangtijd, dus actief met de kinderen, of voorbereidingstijd, waarin ze zich bijvoorbeeld op oudergesprekken kunnen voorbereiden? En ook aanvragen voor verlof of vrije dagen voeren ze daar direct in. “Niemand hoeft bij ons nog met een rooster op papiertjes of mondelinge afspraken te werken. Dat overtuigde ook de sceptici van het eerste uur”, vat de directeur van FEBEL samen. “De app is echt eenvoudig te bedienen en het draagvlak is inmiddels 100 procent.” Krijgt hij ook weleens complimenten van de medewerkers? De Nedersaksser moet glimlachen. “Hier in het noorden zeggen we: niet geklaagd is genoeg geprezen.”
In voorbereiding: geautomatiseerde voorbereiding van de salarisadministratie
En Kahle heeft nog meer plannen met Dyflexis. “Op dit moment gebruiken we nog lang niet alle voordelen die de software biedt.” Naast de dienstplanning en digitale urenregistratie wil de directeur in de toekomst ook de salarisadministratie automatisch door Dyflexis laten voorbereiden. Voor de workforce-managementsoftware geen probleem. Zodra de koppelingen met de belastingadviseurs klaar zijn, gaat het van start. “Dat gaat ons enorm veel tijd besparen”, zegt Reinhard Kahle blij. “Zeker 15 uur per maand. Tijd die we zinvoller kunnen besteden, bijvoorbeeld aan onze ouders en kinderen.” En wij bij Dyflexis zijn blij dat we FEBEL mogen ondersteunen bij de waardevolle maatschappelijke bijdrage die deze vereniging in en voor Langenhagen levert.
Reinhard Kahle, Directeur FEBEL e.V.
Ontdek de kracht van Dyflexis
Kies een tijdstip dat jou het beste uitkomt.
Gratis en vrijblijvend, lees hoe we met je gegevens omgaan in ons privacybeleid.
