“Gemiddeld besparen we per jaar alleen al op administratie de waarde van een BMW!”

Als onderdeel van de op twee na grootste supermarktketen van Duitsland, met een brede klantenkring, is het EDEKA Safa-filiaal in Berlijn-Tegel onder leiding van Mouhammed Safa altijd op zoek naar punten die beter kunnen. “Ik ben niet alleen een grote fan van nieuwe producten in onze winkel, maar ook van innovatie, en ik probeer alle processen te optimaliseren, bijvoorbeeld ook de dienstplanning en urenregistratie!” zegt de heer Safa.

Dat is vooral belangrijk om klanten een breed assortiment te kunnen bieden en een prettige werkplek voor medewerkers te creëren. Hoe de heer Safa dat allemaal combineert? Heel simpel: hij zet zijn hoed af en geeft die aan een softwaresysteem dat planning en urenregistratie samenvoegt en daarbij ook nog de administratieve last verlicht. Petje af! Wie ook weleens zijn hoed wil afzetten, luistert nog even verder naar het verhaal van de heer Safa.

De heer Safa nam de leiding van het EDEKA Safa-filiaal over na jarenlang adjunct-filiaalmanager te zijn geweest. In tien jaar in de winkel zag hij flink wat verbeterpunten. Omdat het bedrijf de winkel wilde vergroten, meer vegan en biologische producten wilde aanbieden en een jongere klantgroep wilde aanspreken, moest er overal verbeterd worden waar het maar kon. “Ik vind het heel belangrijk dat medewerkers zich kunnen identificeren met het bedrijf en de producten, zodat ze dat ook aan onze klanten kunnen overbrengen”, vertelt de heer Safa over de kernwaarden van zijn bedrijf. Daarvoor is een soepele bedrijfsvoering nodig, van de administratie tot de dienstwissel.

“Door de combinatie van Dyflexis en EDEKA Safa smelt de administratieve last als sneeuw voor de zon en worden processen geoptimaliseerd”

Uitbreiding van de winkel

De markt verandert voortdurend, en je moet bijblijven. In het EDEKA Safa-filiaal lopen vooral de vegan en biologische producten als vanzelf. Meer klanten betekent ook meer medewerkers om de verwachte kwaliteit te leveren. Op de vraag hoe zijn EDEKA-filiaal zich de afgelopen jaren heeft ontwikkeld, antwoordt de heer Safa dat zowel het aantal medewerkers als hun “competentie en instelling” is gegroeid.

Des te belangrijker was het om de oude problemen met urenregistratie en dienstplanning efficiënt op te lossen. Een allesomvattend workforce-managementsysteem was daarvoor de ideale oplossing.

“Toen de medewerkers eenmaal met de app werkten en zagen welke gebruiksvriendelijke mogelijkheden Dyflexis hen bood, was iedereen enthousiast en het met elkaar eens!”

Hoge medewerkerstevredenheid

Dat is het motto van de heer Safa, die veel waarde hecht aan de betrokkenheid en tevredenheid van zijn personeel. “Aan de ene kant moet het filiaal een goed platform zijn voor klanten, en aan de andere kant een goede werkplek voor onze medewerkers”, zegt de filiaalmanager. Die sterke betrokkenheid bereikte hij door meer verantwoordelijkheid bij de medewerkers te leggen.

In het EDEKA-filiaal denken medewerkers actief mee over de roosters, bijvoorbeeld via een innovatieve app die altijd realtime inzicht geeft in het actuele rooster en komende wijzigingen. Ook verlofaanvragen, die vaak lastig te coördineren zijn, worden eenvoudig en overzichtelijk afgehandeld in de medewerkersapp. Voor de heer Safa betekent dat veel minder werk voor de afdelingsleiding, en voor het personeel een betere balans tussen werk en privé.

“Dyflexis helpt ons om onze winkel en medewerkers snel en effectief te organiseren, aan- en afwezigheid te plannen en de gewerkte uren te beheren”

Ingewikkeld plannen? Dat is verleden tijd!

De geoptimaliseerde, innovatieve dienstplanning bespaart de heer Safa niet alleen veel moeite en hoofdbrekens, maar ook flink wat geld. Vóór Dyflexis kostten personeelsplanning en administratie ruim 13 uur per week. Nu is alles in 30 minuten klaar. De heer Safa schrijft dat vooral toe aan de vereenvoudigde, digitale administratie die beschikbaarheid, werktijden en saldi verwerkt. “Over planning, verlof en saldi (gewerkte uren, plus- en minuren, toeslagen en vakantie-uren) is bijna geen direct contact meer nodig”, zegt de heer Safa blij.

Dat is ook belangrijk voor de concurrentiepositie van het bedrijf, want innovatie en geoptimaliseerde processen helpen om je te onderscheiden. De sprong naar meer digitalisering heeft zich dus zeker uitbetaald. Het scheelt hoofdbrekens, geld en vooral tijd, en die kan elke ondernemer altijd goed gebruiken.

“Gemiddeld besparen we per jaar alleen al op administratie de waarde van een kleine middenklasse-BMW!”