Zo zorgt “Der Holländer” in Berlijn voor een revolutie in zijn personeelsmanagement

In Berlijn is “Der Holländer” een begrip. Van rozen en tomaten tot appelbomen: inwoners van de hoofdstad kopen hun planten graag bij de familie Seelen, in de webshop of in de twee tuincentra in Treptow en Westend. Het bedrijf telt inmiddels 75 medewerkers, en in het hoogseizoen in het voorjaar zelfs tot 100: verkopers die klanten adviseren en de planten verzorgen.

Kassamedewerkers. Vrachtwagenchauffeurs die tot ver buiten Berlijn bezorgen. Kantoor- en schoonmaakpersoneel, en twee koks. Bij “Der Holländer” is het namelijk traditie dat het hele team samen ontbijt en luncht. Dat valt goed in het team, net als de transparante planning met Dyflexis. “Personeelstekort kennen we niet”, zegt Gerben Reurink, filiaalmanager in Westend.

Opvallend voor de branche, dus we vroegen door. “We zijn een echt familiebedrijf”, vertelt Gerben Reurink, die elf jaar geleden bij “Der Holländer” begon en voor de baan in Berlijn zelfs zijn thuisland Nederland verliet. “In het begin, in 1985, kookte de moeder van de oprichter voor het team; later namen koks dat over.” De zonen, die inmiddels de twee tuincentra leiden, hielden de traditie in stand.

Voor Reurink geen verrassing: “We werken hard en maken lange dagen. Vers eten houdt ons gezond en samen eten versterkt de band.”

Gemiddeld werken medewerkers al acht jaar bij het bedrijf, sommigen zelfs twintig. “Voor mensen telt nu eenmaal niet alleen het salaris”, benadrukt de 36-jarige filiaalmanager. Als de onderlinge sfeer goed is, is iedereen tevredener, gemotiveerder en blijft men langer. “Daarom nemen we de wensen van medewerkers serieus en proberen we ze waar mogelijk te vervullen.” Een van die wensen? Een transparantere planning.

Nooit meer puzzelen in Excel

Bij Gerben Reurink vond die wens een luisterend oor. De opgeleide hovenier en landbouwkundige is erg digitaal ingesteld. En de omslachtige personeelsplanning in Excel? Die was hem al langer een doorn in het oog. “Alle collega’s moesten hun beschikbaarheid op briefjes doorgeven, en die gegevens typten we daarna met de hand in de computer”, herinnert hij zich.

Fouten waren aan de orde van de dag. “Soms kon je het handschrift niet goed lezen, soms typten we gewoon verkeerd.” Het resultaat: lastig puzzelwerk. “Was het rooster net klaar en via WhatsApp verstuurd, dan konden we weer van voren af aan beginnen”, lacht de Berlijner van keuze. Fouten corrigeren, ziekmeldingen verwerken, rekening houden met vakantiewensen. “Het was ontzettend moeilijk om het overzicht te houden.”

Dyflexis zorgt voor overzicht en transparantie

Alle afdelingen in het tuincentrum moeten immers perfect bezet zijn, van de kassa en de boomkwekerij tot de bezorging. Er moet rekening worden gehouden met voltijd- en deeltijduren, en met de inkomensgrens voor minijobbers (€ 530 per maand). Met een zevendaagse werkweek en tot 100 medewerkers in het hoogseizoen is dat op papier bijna niet meer te doen. “Daarom heb ik online gezocht en rondgevraagd in mijn vrienden- en kennissenkring”, vertelt Reurink, die bij “Der Holländer” ook verantwoordelijk is voor de IT-infrastructuur.

Een Nederlandse vriend raadde hem Dyflexis aan. “Onze kwekerij is er heel tevreden over. Probeer het eens!” Zo gezegd, zo gedaan. Reurink plande een demo en was snel overtuigd door de overzichtelijke structuur, het gebruiksgemak en de goede support. “Met Dyflexis wordt onze personeelsplanning voor iedereen overzichtelijk en transparant.”

Het team in het tuincentrum omarmt de tool

In het begin testte de filiaalmanager de tool met een paar medewerkers. Het resultaat: dankzij de intuïtieve bediening vond iedereen snel zijn weg. “De ouderen waren trouwens soms sneller dan de jongeren”, glimlacht Reurink. Sinds april 2024 is Dyflexis in het hele filiaal uitgerold. “Alle medewerkers, van 16 tot 64 jaar, hebben de app op hun telefoon gezet. Daar geven ze hun beschikbaarheid door en vragen ze verlof aan”, vertelt de Nederlander. “En iedereen ziet precies hoeveel uur hij of zij al heeft gewerkt.”

Een interessant bijeffect: bijna elke medewerker heeft nu zo’n 1,5 uur per maand meer op zijn urensaldo. “Dyflexis registreert de tijd tot op de minuut, en dus veel nauwkeuriger dan de medewerkers dat vroeger zelf met pen en papier deden”, zegt Gerben Reurink. “Dat zorgde meteen voor draagvlak.”

Tevreden medewerkers blijven langer

De personeelsplanning bij “Der Holländer” is nu veel overzichtelijker en minder foutgevoelig. “Dat gaat ons in de toekomst kostbare tijd besparen”, weet filiaalmanager Reurink na drie maanden met Dyflexis zeker. Belangrijker vindt hij nog dat een goede planning het team meer flexibiliteit geeft: “Diensten zijn makkelijker te ruilen, en iedereen kan het rooster ook onderweg bekijken. Dat draagt flink bij aan de tevredenheid in het team.”

En medewerkerstevredenheid staat bij “Der Holländer” nu eenmaal hoog in het vaandel, niet in de laatste plaats om ervaren vakmensen lang aan het bedrijf te binden. “Wij hebben hoge pet op van onze medewerkers, en zij blijkbaar ook van ons.” Voor Gerben Reurink staat dan ook vast dat Dyflexis na de zomer in het hele bedrijf wordt uitgerold. “We krijgen nu al nieuwsgierige vragen van het team in Treptow wanneer het zover is.” En de software? Die is heel eenvoudig op te schalen. Misschien groeit Dyflexis dus binnenkort ook met jouw bedrijf mee. Neem gerust contact met ons op.