Een werkschema maken, hoe doe je dat?

Stelt u het maken van een werkschema ook wel eens uit tot het laatste moment? Door het maken van een werkschema op te delen in verschillende stappen zult u merken dat de klus best meevalt. Het enige wat u namelijk hoeft te weten is hoeveel medewerkers er aanwezig moeten zijn, welke vaardigheden zij moeten hebben en of medewerkers (on)beschikbaar zijn. Daarnaast zou een handige (online) roostertool een goede uitkomst kunnen bieden! Zes hacks voor het maken van een werkschema met Dyflexis.

Informatielijnen
Bij het inroosteren heeft u informatie nodig. Wanneer u diensten op het rooster plaatst wilt u weten hoeveel medewerkers u ingepland heeft. Maar misschien zou u bij het maken van het werkschema ook informatie willen hebben over de kosten van de bezetting en wat de weersverwachting voor die week is. Het inroosterscherm van Dyflexis biedt verschillende “informatielijnen” die u net dat beetje meer informatie geven om uw bezetting te optimaliseren.

Labels
Natuurlijk stelt u niet zomaar een werkschema op, want verschillende functies vereisen ook bepaalde vaardigheden. Op een functie van chauffeur plant u natuurlijk geen medewerker in zonder rijbewijs. Daarnaast maakt een melding dat er geen BHV-er aanwezig is uw werkschema altijd compleet. In Dyflexis kunnen labels toegekend worden aan medewerkers en in een werkschema kunt u aangeven welke labels op een dag aanwezig moeten zijn. Zo laat u nooit meer een steekje vallen!

Verlof
Niets is vervelender dan een werknemer die verlof heeft aangevraagd maar dan toch is ingepland. Deze discussies vermijdt u liever en wij ook! Medewerkers kunnen via Dyflexis verlofaanvragen doen. De medewerkers die een goedgekeurde verlofaanvraag in het systeem hebben staan zullen niet getoond worden bij het opstellen van een werkschema. Zo heeft u alle informatie bij elkaar in één systeem en roostert u op een makkelijke manier altijd alleen de beschikbare medewerkers in.

Diensten overnemen
Je zult het altijd zien, het werkschema is net rond of medewerkers willen de ingeplande diensten ruilen. De ene dienst op maandag na een feestje op zondag komt toch niet zo goed uit voor Petra. Via de optie “dienst ruilen” kunnen medewerkers aan hun collega’s een verzoek doen een dienst over te nemen. U als manager hoeft pas iets aan uw werkschema te wijzigen zodra de medewerker zelf een vervanger heeft gevonden. Middels één klik op de knop kunt u het ruilverzoek goedkeuren en worden de diensten omgeruild.

Standaard werkschema’s
Heeft u te maken met wisselende werkschema’s of roulerende diensten dan hoeft u daar zelf niet meer over na te denken, u slaat deze makkelijk op als “standaard werkschema’s”. Want dat Peter in de even week drie dagen werkt en in de oneven week vier, dat onthoud u nog wel maar zijn er meerdere medewerkers dan wordt het lastig! Na het aanmaken van deze werkschema’s kiest u vervolgens zelf in welke week u welk standaard werkschema gebruikt.

Medewerkers inlichten
Nadat u met onze tips het werkschema heeft gemaakt is het van belang dat medewerkers ook weten wanneer ze op het werk verwacht worden. Het rooster uitprinten of mailen dat hoeft met Dyflexis niet. Medewerkers kunnen op hun eigen app het rooster op elk moment inzien. En dat niet alleen, wanneer er een nieuw werkschema online komt of er iets wijzigt in het bestaande werkschema krijgen ze hier ook nog een pushbericht van!