Trends in workforce management: van zelfroosteren tot artificial intelligence

De ontwikkelingen in workforce management volgen elkaar snel op. Waar aan de ene kant nieuwe tech-oplossingen en koppelingen tussen systemen als paddenstoelen uit de grond schieten, groeien en ontwikkelen organisaties en organisatiestructuren net zo hard door. De relatie tussen werkgever en werknemer is tegelijkertijd aan verandering onderhevig. Zij is bijvoorbeeld steeds meer gebaseerd op vertrouwen, openheid en transparantie. Door de coronacrisis is dit proces in een flinke stroomversnelling gekomen.

Dit zijn de belangrijkste workforce management trends voor 2021:

Dit artikel verscheen eerder op hrpraktijk.nl

1. Zelfroosteren en transparantie

Zelfroosteren is enorm aan populariteit aan het winnen. Als werkgever kan zelfroosteren in meerdere of mindere mate worden doorgevoerd. Dit heeft voordelen voor zowel werkgever als werknemer. Allereerst scheelt het veel tijd en gedoe voor de maker van de planning als werknemers zelf een deel van die verantwoordelijkheid dragen. Zelfroosteren zorgt daarnaast voor een hogere betrokkenheid van werknemers, door een grotere verantwoordelijkheid en inzicht in het grotere plaatje. Doordat ze hun werk/privébalans beter in de gaten kunnen houden zijn werknemers meer in control, met minder ziekteverzuim als gevolg. Een win-win situatie.

Een belangrijke stap richting zelfroosteren die we veel klanten zien nemen is transparantie. Werkgevers geven steeds vaker de medewerker volledig inzicht in gewerkte uren, toeslagen en saldi van vakantiedagen en overuren.

2. Finance en business versterken elkaar

Omdat slimme software het steeds beter mogelijk maakt om te sturen op kosten in de personeelsplanning, wordt de samenwerking tussen de business planning en finance steeds belangrijker. De business kan inspelen op de data van finance om kosten te besparen en door slimme koppelingen kan finance veel tijd besparen. Inzicht in de contractinformatie van werknemers tijdens het inroosterproces wordt bijvoorbeeld steeds meer gebruikt om weloverwogen planbeslissingen te kunnen maken. Door slim te roosteren worden op die manier veel kosten (en tijd) bespaard. Een stap verder is Business Intelligence: in plaats van achteraf conclusies te trekken op basis van gewerkte uren, is het op basis van automatisering van gegevens over personeelsplanning en contractinformatie mogelijk om op voorhand al kosten te voorspellen. Daar kan dan gelijk op geacteerd worden.

3. Skill en compliance based scheduling

De personeelsplanner moet steeds meer rekening houden met compliance. Voor sommige werkzaamheden is personeel vereist dat bepaalde certificaten heeft. Denk bijvoorbeeld aan een heftruckcertificaat, BHV’ers, of personeel dat bepaalde trainingen heeft gevolgd. Juist wanneer er minder personeel beschikbaar is, is het van groot belang om bij het maken van de planning oog te houden voor compliance. Zo hebben organisaties steeds meer te maken met wetgeving. Een voorbeeld daarvan is de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB), die onder meer voorschrijft dat vanaf 1 januari 2020 oproepkrachten met een nulurencontract of een min/maxcontract minstens vier dagen vooraf opgeroepen dienen te worden. Daarnaast is er steeds meer wetgeving over urenregistratie. De EU stelt het bijvoorbeeld verplicht dat bedrijven een gedegen urenregistratie aanhouden. Dit is het gevolg van een uitspraak van het Europese Hof van Justitie, waarin EU-lidstaten worden opgedragen om een ‘objectief, betrouwbaar en toegankelijk’ systeem te gebruiken voor het vastleggen van de arbeidstijd.

4. Data driven schedueling

Big Data & Artificial Intelligence zijn de laatste jaren veelgehoorde termen in bijna elke branche. Binnen workforce management vertaalt zich dat in automatisch plannen, waar veel naar wordt gevraagd. Je kan pas artificial intelligence toepassen als je data uit het verleden beschikbaar hebt om te gebruiken als benchmark. Het start dus allemaal bij het verzamelen van data waarop je de AI gaat toepassen. Dat kunnen gegevens uit een personeelsplanningssysteem zijn, maar ook bijvoorbeeld uit het reserveringssysteem of data over orderinformatie uit het ERP-systeem. Artificial intelligence moet immers gevoed worden. Wil je als organisatie deze stap maken, dan is het dus zaak om data te verzamelen. Je moet bijvoorbeeld minimaal een jaar aan data beschikbaar hebben om alle seizoenen mee te kunnen nemen. Dit is natuurlijk wel businessafhankelijk, het ligt er maar net aan hoe onregelmatig de roosters bij een organisatie zijn.

2020 was een bewogen jaar, maar lockdownperiodes bieden óók ruimte voor verandering. Als een organisatie (deels) dicht is, dan biedt dit niet alleen tijd om een grote schoonmaak te houden, maar bijvoorbeeld ook om de software eens goed onder de loep te nemen. Dit biedt mooie kansen om processen te optimaliseren en zo uiteindelijk kosten en tijd te besparen. Een goed begin van 2021.