Ik ga op reis en neem mee…

Breekt het zweet u uit wanneer een werknemer vrij komt vragen of doet alleen de hitte u transpireren? Tijdens de zomerperiode zullen de verlofaanvragen sneller binnenstromen dan in andere periodes. Hoe overzichtelijker en transparanter uw verlofadministratie is, hoe minder stress dit u zal opleveren. Verlofaanvragen zullen immers niet alleen over vakantie gaan. Er bestaan allerlei redenen voor het aanvragen van verlof én daarbij ook allerlei soorten verlof om het juist te registreren. Uw werknemers zullen er misschien nauwelijks bij stilstaan, maar de hele verlofadministratie kan nog best een tijdrovende klus zijn! Daarom hebben we een aantal tips om de verlofadministratie makkelijker te maken.

Mag ik vrij?
De administratie begint bij het binnenkomen van een verlofaanvraag. De manier van verlofaanvragen, de verwerking en registratie daarvan verschilt per bedrijf. Het ene bedrijf geeft de voorkeur aan het invullen van verlofbriefjes, bij het andere bedrijf is het sturen van een e-mail voldoende. Excellijsten horen we ook nog vaak voorbij komen, maar het gebruik van een online personeelsplanner heeft steeds vaker de voorkeur. Er bestaat geen “beste” methode, maar welke methode u ook hanteert, het uitgangspunt zou duidelijkheid en inzichtelijkheid moeten zijn. Op deze manier weten zowel u als uw werknemers waar jullie aan toe zijn.

Vakantie uren, betaald- of onbetaald verlof
Wat is de reden dat uw werknemer vrij vraagt? Wilt uw werknemer er lekker een paar dagen tussenuit of vraagt deze vrij in verband met een verhuizing of huwelijk? Wanneer het om een vakantie gaat zal er aanspraak gemaakt worden op de opgebouwde vakantie- of overuren. Gaat een medewerker verhuizen of trouwen, dan wordt het verlof uit een ander potje betaald. In het laatste geval worden de uren die de werknemer niet zal werken betaald door u als bedrijf.

De urenregistratie
Een goede verlofadministratie geeft duidelijk inzicht in de reden van verlof en welke uursoorten er opgenomen moeten worden. Een Excellijst op één computer, waar alleen u toegang toe heeft, of de administratie op papier, zullen minder inzichtelijk zijn dan een online registratie. Wat gebeurt er als u plots wegvalt of u niet op de zaak bent om de registratie in te zien. Het is geen gek idee om deze urenregistratie eens onder de loep te nemen en te concluderen of deze nog bij u past. Is uw bedrijf gegroeid of werkt u met een jongere generatie medewerkers die alles digitaal willen doen? Verschillende factoren kunnen u doen besluiten de administratie eens om te gooien.

Invallers gevraagd!
De verlofaanvraag is goedgekeurd. Dat is fijn voor deze werknemer, maar het werk zelf gaat niet op vakantie… Zodra de verlofaanvraag van de medewerker is gehonoreerd kunt u, indien nodig, op zoek gaan naar een vervanger. Misschien is het een rustige periode en kunt u het werk met een werknemer minder wel aan. Maar als het druk is wilt u de planning zo snel mogelijk rond hebben!

Hoe kunnen wij u helpen?
Recent heeft de verloffeature van de Dyflexis personeelsplanner een make-over gehad. Gebaseerd op gebruiksgemak hebben wij de verlofaanvragen, het registreren van verlofuren en de vervanging van medewerkers in één scherm ondergebracht. Daarbij hebben we als uitgangspunt genomen dat zowel voor de medewerker als voor u het proces van verlof aanvragen zo transparant mogelijk moet zijn. Een medewerker kan online op elk gewenst moment een aanvraag indienen. Al de aanvragen van uw medewerkers staan bij elkaar in één overzicht. Bij het behandelen van deze aanvragen kunt u ook gelijk uren registreren of middels het aanmaken van een open dienst aangeven dat u vervangers zoekt. En omdat deze hele registratie online verloopt is deze altijd en overal inzichtelijk én tijdbesparend! Nu kunt u binnenkort zelf met vakantie!