Donderdag 30 april 2020 is bekendgemaakt dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een boete heeft uitgedeeld van 725.000 euro voor overtreding van de AVG. Het betreffende bedrijf, waarvan de naam niet openbaar is gemaakt, had de verwerking van vingerafdrukscans van personeel op meerdere vlakken verkeerd uitgevoerd en hield zich niet aan de vastgestelde regels.
Geen onmiskenbare toestemming van medewerkers
Werknemers gaven aan verbaasd te zijn om het feit dat ze hun vingerafdrukken moesten vastleggen. Doordat duidelijke procedures ontbraken, was het voor de werknemers bovendien niet helder wat de consequenties zouden zijn als ze dit weigerden. De mogelijkheid om nadrukkelijk toestemming te verlenen, ontbrak in deze situatie volledig. Enkele werknemers lieten de toezichthouder weten het afstaan van de vingerafdrukscan als een verplichting te ervaren.
Advies van Dyflexis
In november 2019 hebben wij u in een nieuwsbrief gewezen op de DPIA lijst (Data Protection Impact Assessment) van de Autoriteit Persoonsgegevens. In deze nieuwsbrief gaven wij advies over hoe werkgevers dienen om te gaan met vingerscans. Dit advies willen we in het kader van deze berichtgeving nogmaals herhalen.
Laat medewerkers beslissen
Dyflexis wil nogmaals benadrukken dat medewerkers volgens de AVG niet om een vingerafdrukscan gevraagd mag worden. Wij adviseren onze klanten om de keuze voor een vingerafdrukscan of het alternatief van een pasje of tag geheel bij de werknemer neer te leggen. Vraag dus niet of de medewerker wil klokken met de vinger, maar welke manier van klokken de voorkeur heeft. Via de Instellingenpagina in het Dyflexis systeem kunt u een feature activeren, waarmee de werknemer zelf kan bepalen of hij/zij een vingerafdrukscan wilt gebruiken.
Geef standaard een tag of pasje
U kunt zelfs nog een stap verder gaan door alle medewerkers standaard een pas of tag te geven en de scan van de vinger aan te bieden als extra optie. Op deze manier benadrukt u dat de keuze voor een vingerafdrukscan absoluut geen verplichting is en is de medewerker ervan verzekerd dat er geen druk op hem of haar wordt gezet om de scan te gebruiken. Onze ervaring leert dat veel medewerkers uiteindelijk zelf de keuze maken voor een vingerafdrukscan, omdat het een extra sleutelhangertje (tag) of pas in de portemonnee scheelt.
U kunt bij ons passen of tags bestellen. De kosten hiervoor bedragen €2,50 per pas en €3,50 per tag (minimaal 10 stuks). U kunt uw bestelling doormailen naar support@dyflexis.com.
Alternatief: Nieuwe Rex-O-Matic NOA
Volgende maand wordt onze nieuwe Rex-O-Matic NOA gelanceerd. Met onze nieuwe Rex-O-Matic NOA is het mogelijk om medewerkers in te laten klokken met persoonlijke passen zoals een OV-chipkaart en Dyflexis-pas. Wel persoonlijk, maar niet privacygevoelig.
Voor onze bestaande klanten hebben we een inruilactie waarmee u de NOA met korting kunt aanschaffen. Vraag uw accountmanager naar de voorwaarden of mail naar info@dyflexis.com.
