{"id":22960,"date":"2024-10-01T15:22:51","date_gmt":"2024-10-01T13:22:51","guid":{"rendered":"https:\/\/www.dyflexis.com\/de\/?post_type=ww_customer_reviews&p=22960"},"modified":"2026-03-24T16:26:03","modified_gmt":"2026-03-24T15:26:03","slug":"personalplanung-kindertagesstaette","status":"publish","type":"ww_customer_reviews","link":"https:\/\/www.dyflexis.com\/de\/reviews\/personalplanung-kindertagesstaette\/","title":{"rendered":"Einfache digitale Dienstplanung f\u00fcr f\u00fcnf Kita-Standorte"},"content":{"rendered":"\n
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Christlich, multikulturell und inklusiv \u2013 das sind die Werte der Kindertagesst\u00e4tte \u201eArche\u201c in Langenhagen bei Hannover. 115 Kinder spielen, toben und lernen hier unter der Woche. \u201eWir wollen ihnen und ihren Eltern den christlichen Glauben nahebringen\u201c, sagt Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer Reinhard Kahle. \u201eWir sind aber keine kirchliche Einrichtung, sondern ein freier, christlicher Verein.\u201c FEBEL e. V. \u2013 ausgeschrieben: Freie evangelische Bildungs- und Erziehungseinrichtungen \u2013 gibt es seit 1994. Inzwischen arbeiten hier 55 Menschen an f\u00fcnf Standorten: Erzieherinnen und Erzieher, Hauswirtschafts- und Reinigungskr\u00e4fte sowie Verwaltungsmitarbeitende. Die Dienstplanung? \u00dcbernimmt seit mehr als einem Jahr Dyflexis. \u201eDamit erfassen wir die Arbeitszeit digital, halten die gesetzlichen Vorgaben ein und k\u00f6nnen selbst sehr kurzfristige Dienstplan\u00e4nderungen erm\u00f6glichen.\u201c Reinhard Kahle spricht mit uns \u00fcber seine Erfahrungen und n\u00e4chste Schritte. <\/span><\/p>\n

Klingeling. Da kommt wieder einer. Oft abends. Auch am Sonntag. Ein Anruf, mit dem jemand einen Dienst absagt. \u201eIch kann morgen leider nicht kommen. Ich bin krank.\u201c Kein Wunder, in der Kita gehen Viren und Bakterien nun einmal um. Jede Mutter und jeder Vater k\u00f6nnen ein Lied davon singen. Auch die Kitabesch\u00e4ftigten bleiben nat\u00fcrlich nicht immer verschont. Und so muss die Dienstplanung \u2013 bildlich gesprochen \u2013 eher mit dem Bleistift als mit dem Kuli gemacht werden. Das gilt nat\u00fcrlich genauso f\u00fcr einen Kindergarten, eine Krippe oder einen Hort. Und genau diese drei geh\u00f6ren ebenfalls zur \u201eArche\u201c, ebenso eine Spielgruppe und ein Waldkindergarten.<\/p>\n

Nach der Dienstplanung ist vor der Dienstplanung<\/strong><\/h2>\n

Reinhard Kahle, seit vier Jahren FEBEL-Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer, erinnert sich noch gut an die Zeit vor Dyflexis. \u201eKaum war der Dienstplan f\u00fcr alle f\u00fcnf Standorte fertig, konnten wir wieder von vorne beginnen und vieles per Hand \u00e4ndern.\u201c Kolleginnen und Kollegen mussten zum Beispiel kurzfristig ihre eigenen Kinder betreuen, hatten Notf\u00e4lle in der Familie oder fielen krank aus. Anfangs \u00fcbernahm die Kita-Leiterin die zeitaufwendige Dienstplanerstellung. Sie telefonierte Verf\u00fcgbarkeiten ab und erstellte den Personalplan in Excel. \u201eDas war schon eine Fisselarbeit\u201c, erinnert sich Kahle.<\/p>\n

Die Herausforderung: verschiedene Arbeitszeitmodelle und gesetzliche Vorgaben <\/strong><\/h2>\n

Erstens arbeiten nicht alle in der Belegschaft Vollzeit. Zweitens haben viele Teilzeitkr\u00e4fte schulpflichtige Kinder und stehen daher meist nur vormittags zur Verf\u00fcgung. \u201eDie Arche ist aber immer von 8 bis 15 Uhr ge\u00f6ffnet \u2013 mit einer Stunde davor und danach als Randzeit\u201c, erkl\u00e4rt Kahle, der selbst zwei erwachsene Kinder und vier Enkel hat. \u201eDiese Zeiten wollen wir zum Wohle der Kinder und Eltern also abdecken.\u201c<\/p>\n

Und drittens hat der Gesetzgeber ganz klare Regeln f\u00fcr die Betreuung von Kindern erlassen. \u201ePro Gruppe m\u00fcssen immer zwei Erzieherinnen oder Erzieher anwesend sein\u201c, nennt der 59-j\u00e4hrige Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer ein Beispiel. \u201eAu\u00dferdem d\u00fcrfen unsere sozialp\u00e4dagogischen Assistentinnen und Assistenten nicht allein arbeiten.\u201c Das macht die Dienstplanung am PC schnell zum Nervenkiller. \u201eUnd am Ende mussten wir alles noch 40-mal ausdrucken und den Kollegen Zettel in die Hand dr\u00fccken.\u201c<\/p>\n

Bye-bye, Excel \u2013 hallo Dyflexis<\/strong><\/h2>\n

Vor rund eineinhalb Jahren beschlie\u00dft der Marketingfachwirt daher, die h\u00e4ndische Dienstplanung in den Ruhestand zu schicken. \u201eDie zust\u00e4ndige Kollegin wechselte in den Ruhestand. Ihr Nachfolger kannte digitales Workforcemanagement von vorherigen Stationen und klopfte ganz schnell bei mir an.\u201c Reinhard Kahle erkennt den Nutzen sofort, obwohl er selbst gerne mit Excel arbeitet und es liebt, sich in die Formeln reinzufuchsen. \u201eMit Dyflexis k\u00f6nnen wir Dienstpl\u00e4ne viel einfacher erstellen. Wir sehen sofort, wer \u00fcberhaupt verf\u00fcgbar ist, laut Vertrag noch arbeiten darf, und k\u00f6nnen auch individuelle Arbeitszeitw\u00fcnsche besser ber\u00fccksichtigen.\u201c<\/p>\n

Gesetzliche Vorgaben einhalten? Mit Workforce-Management kein Problem \u00a0<\/strong><\/h2>\n

Ein weiterer Vorteil: Mit Dyflexis kann FEBEL e. V. direkt die gesetzliche Vorgabe zur digitalen Zeiterfassung erf\u00fcllen. \u201eDamit hatten wir auch den Vereinsvorstand, der \u00fcber solche Investitionen entscheidet, schnell auf unserer Seite\u201c, berichtet Reinhard Kahle. \u201eZumal Dyflexis ein europ\u00e4ischer Anbieter ist und unsere sensiblen Daten auf europ\u00e4ischen Servern liegen. Das war uns bei der Auswahl enorm wichtig.\u201c<\/p>\n

Auch die vorgeschriebene Verteilung der Erzieherinnen und Erzieher \u00fcber alle Gruppen an allen f\u00fcnf Standorten funktioniert nun nahezu auf Knopfdruck. Bei Dyflexis konnte der Verein bei den Personalstammdaten n\u00e4mlich allen Besch\u00e4ftigten farbcodierte Labels zuweisen, je nach Ausbildung oder Rolle \u2013 zum Beispiel Erzieherin\/Erzieher oder sozialp\u00e4dagogische Assistenz. \u201eSo sehen wir auf einen Blick, ob wir alle gesetzlichen Vorgaben f\u00fcr die Kinderbetreuung erf\u00fcllen oder gegebenenfalls noch Dienste tauschen m\u00fcssen.\u201c<\/p>\n

Die Vorteile f\u00fcr die Mitarbeitenden: gr\u00f6\u00dfere Klarheit, einfache Bedienung<\/strong><\/h2>\n

Und die Kitabesch\u00e4ftigten? Sehen direkt auf dem Smartphone, wann, wo und wie sie arbeiten. Haben sie Betreuungszeit, sind also mit den Kindern aktiv, oder Verf\u00fcgungszeit, in der sie sich etwa auf Elterngespr\u00e4che vorbereiten k\u00f6nnen? Und sie k\u00f6nnen Antr\u00e4ge f\u00fcr Urlaub oder freie Tage ebenfalls direkt dort eingeben. \u201eNiemand muss bei uns mehr mit einem Dienstplan auf Zetteln oder auf Zuruf hantieren. Das hat auch anf\u00e4ngliche Skeptiker \u00fcberzeugt\u201c, fasst der FEBEL-Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer zusammen. \u201eDie Bedienung der App ist wirklich einfach und die Akzeptanz liegt inzwischen bei 100 Prozent.\u201c Gibt es auch mal Lob von den Besch\u00e4ftigten? Der Niedersachse muss schmunzeln. \u201eHier bei uns im Norden hei\u00dft es: Nicht gemeckert, ist genug gelobt.\u201c<\/p>\n

In Planung: die automatisierte Vorbereitung der Lohnabrechnung<\/strong><\/p>\n

Und Kahle hat weitere Pl\u00e4ne mit Dyflexis. \u201eIm Moment nutzen wir noch gar nicht alle Vorteile, die uns die Software bietet.\u201c\u00a0 Neben der Dienstplanung und digitalen Zeiterfassung m\u00f6chte der Vereinsgesch\u00e4ftsf\u00fchrer in Zukunft auch die Lohnabrechnung automatisiert durch Dyflexis vorbereiten zu lassen. F\u00fcr die Workforcemanagement-Software kein Problem. Sobald die Schnittstellen zu den Steuerberatern stehen, soll es losgehen. \u201eDas wird uns enorm viel Zeit sparen\u201c, freut sich Reinhard Kahle. \u201eSicherlich 15 Stunden pro Monat. Zeit, die wir sinnvoller einsetzen k\u00f6nnen: f\u00fcr unsere Eltern und Kinder zum Beispiel.\u201c Und wir bei Dyflexis freuen uns, dass wir FEBEL bei dem wertvollen gesellschaftlichen Beitrag, den dieser Verein in und f\u00fcr Langenhagen leistet, unterst\u00fctzen d\u00fcrfen.<\/p>\n

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Reinhard Kahle, Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer FEBEL e.V.<\/em><\/p>\n

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