{"id":22955,"date":"2024-08-10T15:00:25","date_gmt":"2024-08-10T13:00:25","guid":{"rendered":"https:\/\/www.dyflexis.com\/de\/?post_type=ww_customer_reviews&p=22955"},"modified":"2026-03-24T14:32:24","modified_gmt":"2026-03-24T13:32:24","slug":"stadthalle-aschaffenburg","status":"publish","type":"ww_customer_reviews","link":"https:\/\/www.dyflexis.com\/de\/reviews\/stadthalle-aschaffenburg\/","title":{"rendered":"Aushilfenplanung leichtgemacht: Stadthalle Aschaffenburg setzt auf Dyflexis"},"content":{"rendered":"\n
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Max Raabe war schon da. Nico Stank kommt noch. Kein Zweifel: Die Stadthalle Aschaffenburg ist ein Veranstaltungs-Hotspot der kulturreichen bayrischen Stadt. Hier trifft sich die nordfr\u00e4nkische High Society beim Suppenschul-Ball. Hier wurde die Weink\u00f6nigin der Region gew\u00e4hlt \u2013 live \u00fcbertragen vom TV. Rund 500 Kulturveranstaltungen, Seminare und Kongresse stellt die Stadtverwaltung jedes Jahr auf die Beine. Genauer gesagt: das 40-k\u00f6pfige Team der Stadthalle. Eventmanager, B\u00fchnenmeister, Veranstaltungstechniker und unterst\u00fctzende Aushilfen. Eine Herausforderung f\u00fcr die Personalplanung. Vor einem Jahr stieg die Stadthalle bei den Aushilfen von Excel auf Dyflexis um. Das Resultat? \u201eUnser Team ist viel zufriedener\u201c, sagt Stadthallenleiter Patrick Bodirsky. \u201eUnd wir k\u00f6nnen mehr Veranstaltungen anbieten!\u201c Das wollten wir genauer wissen.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

Seit Ende 2022 ist Patrick Bodirsky der Chef der Stadthalle Aschaffenburg. Sein offizieller Titel? Leiter Stadthallenmanagement, Marketing und Veranstaltungsservice. \u201eEin typischer Zungenbrecher der Verwaltungssprache\u201c, lacht der 40-J\u00e4hrige. Konkret ist der Wirtschaftsfachwirt und Eventmanager f\u00fcr die strukturelle und organisatorische Entwicklung der Stadthalle zust\u00e4ndig. Dazu geh\u00f6rt unter anderem die finale Auswahl der Veranstaltungen, die Preisgestaltung und nat\u00fcrlich die Personalplanung.<\/p>\n

Nicht nur die Eins\u00e4tze der Festangestellten m\u00fcssen geplant werden, sondern auch die der vielen Aushilfen, die bei Veranstaltungen etwa die Garderobe betreuen, den Besuchern die Pl\u00e4tze anweisen oder Parktickets entwerten. \u201eMit Excel ein Riesenaufwand\u201c, erinnert sich Patrick Bodirsky an seine Anfangszeit.<\/p>\n

Ausgangslage: Eine halbe Stelle nur f\u00fcr die Aushilfenbetreuung<\/strong><\/h2>\n

\u201eEine halbtags besch\u00e4ftigte Kollegin war nur daf\u00fcr abgestellt, die Aushilfskr\u00e4fte abzutelefonieren. Kannst du dann arbeiten? Wann bist du in Urlaub? Und so weiter\u201c. Schon nach wenigen Tagen im neuen Job ist dem geb\u00fcrtigen Franken klar, dass sich das \u00e4ndern muss.<\/p>\n

Im kommunalen Coronatestzentrum und auch beim Deutschen Roten Kreuz Aschaffenburg, dessen Rettungshundestaffel er ehrenamtlich leitet, hat Patrick Bodirsky bereits Erfahrungen mit Apps f\u00fcr die digitale Personalplanung gesammelt. Er wei\u00df aus Erfahrung, wie viel Zeit und Nerven sein Team mit der richtigen Workforcemanagement-Software sparen k\u00f6nnte. Doch die Anbietersuche gestaltet sich schwierig \u2013 unter anderem wegen der 70-Tage-Regel.<\/p>\n

Schwierige Suche: Die Meisten Apps k\u00f6nnen Kommune nicht<\/strong><\/h2>\n

Fast alle Personalplanungs-Apps erfassen die Arbeitszeit stundenweise. So weit, so logisch. \u201eBei 450-Euro-Jobs m\u00fcssen wir als Kommune aber auch sehr streng darauf achten, dass jede Aushilfe nicht mehr als die gesetzlich erlaubten 70 Tage im Jahr arbeitet\u201c, erkl\u00e4rt der Stadthallenleiter. Offenbar eine gro\u00dfe H\u00fcrde f\u00fcr die potenziellen Partner. \u201eKein Unternehmen war bereit, seine Software entsprechend zu erweitern.\u201c Frustriert recherchiert Bodirsky im Internet und st\u00f6\u00dft auf Dyflexis. \u201eHier sind wir vom ersten Kontakt an sehr kompetent und freundlich betreut worden\u201c, erinnert sich der kommunale Bereichsleiter. \u201eUnd die Integration der 70-Tage-Regel war \u00fcberhaupt kein Problem.\u201c<\/p>\n

Flexibles Workforce Management: 100% datenschutzkonform<\/strong><\/h2>\n

H\u00fcrde Nummer 1 ist also genommen. Auch der Personalrat ist schnell an Bord. \u201eSchlie\u00dflich gibt es ja die Verpflichtung f\u00fcr Arbeitgeber, die Arbeitszeit rechtlich einwandfrei zu erfassen\u201c, sagt Patrick Bodirsky. \u201eUnd da Dyflexis, anders als andere Anbieter, kein Mitarbeitertracking integriert hat, gab es bei uns in der Verwaltung eigentlich keine Bedenken.\u201c Bleibt nur noch der Datenschutz \u2013 eine H\u00fcrde, die bei Dyflexis nicht existiert. \u201eAlle Server stehen in Europa, es findet also kein Datenaustausch mit anderen Staaten statt\u201c, erkl\u00e4rt der Stadthallenleiter. \u201eDeshalb haben wir auch in Sachen Datenschutz schnell gr\u00fcnes Licht erhalten.\u201c<\/p>\n

Gr\u00f6\u00dfte Skepterin ist heute gl\u00fchende Bef\u00fcrworterin<\/strong><\/h2>\n

Inzwischen rufen alle Aushilfen die offenen Jobs selbst in der App auf und tragen sich je nach Vorliebe und Verf\u00fcgbarkeit f\u00fcr die Events ein. Ihrerseits geben sie in der App an, wenn sie im Urlaub oder anderweitig nicht verf\u00fcgbar sind. \u201eDas spart uns bei der Einsatzplanung enorm viel Zeit\u201c, berichtet Patrick Bodirsky. \u201eFalls Jobs noch nicht besetzt sind und wir aktiv nach Aushilfskr\u00e4ften suchen, k\u00f6nnen wir sofort sehen, wer \u00fcberhaupt verf\u00fcgbar ist und angesprochen werden k\u00f6nnte.\u201c<\/p>\n

Und die Aushilfen? Sind gl\u00fccklich \u00fcber die neue Flexibilit\u00e4t. \u201eBei unserem Jahrestreffen haben wir k\u00fcrzlich gemeinsam Bilanz nach einem Jahr Dyflexis gezogen\u201c, erz\u00e4hlt der Stadthallenleiter. Ergebnis: \u201eAlle sind zufrieden. Selbst unsere Dienst\u00e4lteste Aushilfe, die gut 30 Jahre bei uns ist und erst sehr skeptisch war, hat mir extra noch gesagt: \u201aMensch, ich kann mich ja jetzt ganz einfach bei den tollsten Veranstaltungen eintragen! Dieses Feedback hat mich sehr gefreut.\u201c<\/p>\n

H\u00f6here Teamzufriedenheit, mehr Veranstaltungen<\/strong><\/h2>\n

Personalplanung mit Excel hat bei der Stadthalle Aschaffenburg also ausgedient. H\u00f6chste Zeit, denn die Kollegin, die halbtags die Aushilfen betreute, ist inzwischen im verdienten Ruhestand. \u201eMit der freien halben Stelle konnten wir einer ebenfalls halbtagsbesch\u00e4ftigten Eventplanerin bei uns eine Vollzeitstelle anbieten\u201c, sagt Patrick Bodirsky. \u201eDas entlastet das Team und wir k\u00f6nnen jetzt sogar noch mehr Veranstaltungen anbieten.\u201c Gut so, denn 2026 wird die Stadthalle Aschaffenburg 35 Jahre alt und das Jubil\u00e4umsjahr soll nat\u00fcrlich stilvoll gefeiert werden. Und 2027? Wird bei einem Chorwettbewerb der Bundespr\u00e4sident erwartet. Da kommt viel Arbeit auf das Team zu, etwa in Sachen Protokoll und Sicherheit. \u201eUnd nat\u00fcrlich auch bei der Personalplanung\u201c, nickt Bodirsky und lacht: \u201eIch freue mich darauf, denn daf\u00fcr haben wir jetzt einen starken Partner.\u201c<\/p>\n

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Patrick Bodirsky, Leiter Stadthallenmanagement<\/em><\/p>\n

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