Kloksysteem voor nauwkeurige urenregistratie

Rex-O-Matic NOA

Kloksysteem anno 2024

Met ons kloksysteem, de Rex-O-Matic NOA, klokken medewerkers gemakkelijk in en uit. Door het scannen van een persoonlijke kaart worden werktijden automatisch geregistreerd in Dyflexis. Wel persoonlijk, niet privacygevoelig.

Vliegensvlug in- en uitklokken

Met de Rex-O-Matic NOA van Dyflexis klokken medewerkers snel in en uit. Door het scannen van een persoonlijke pas als een OV-chipkaart worden begin- en eindtijden direct geregistreerd. Vervolgens kunnen de uren met enkele drukken op de knop worden goedgekeurd.

Klokken op kostenplaats

De medewerker klokt met de NOA niet alleen per dag, maar kan zelf tussendoor ook switchen per kostenplaats/ afdeling/ functie/ activiteit.
U krijgt zo een gedetailleerd inzicht in de gemaakte uren en personeelskosten per kostenplaats. Geregistreerde uren komen bij de juiste manager van elke afdeling terecht en dit zorgt zo voor een duidelijke urenverantwoording.

Doordat bijspringen inzichtelijker wordt, ziet u precies welke dienst structureel onder/overbezetting kent. Het maken van een goede productiviteitsrapportage is daardoor een fluitje van een cent. Slim, gemakkelijk en snel.

Zie het verschil tussen geplande en gewerkte uren

In één oogopslag ziet u het verschil tussen de geplande en gewerkte uren. De gewerkte uren worden direct vanuit het kloksysteem geregistreerd, waardoor het heel makkelijk is om deze uren te betalen. Daarbij kunt u begin- en eindtijden van het inkloksysteem kunt automatisch afronden op basis van de door u ingestelde afrondregels. En om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken, kunt u ook gemakkelijk wisselen tussen afdelingen.

Van kloktijden naar gewerkte uren

In de urenregistratie komen de geklokte tijden binnen. Hier kunt u de geklokte tijden registreren als werktijden of ze handmatig aanpassen. U kunt naar wens bepaalde toeslagen, pauze- en afrondregels instellen. Deze worden dan bij de registratie automatisch berekend.

Werktijden registreren via de app

De geklokte werktijden kunnen ook geregistreerd worden via de app. In enkele seconden heeft u de werktijden geregistreerd of handmatig aangepast. Ook nu worden toeslagen, pauzes en afrondregels worden automatisch berekend.

Koppel het kloksysteem aan uw toegangscontrole

Dankzij naadloze ingraties regelt u uw workforce management in één keer goed: van uw personeelsplanning tot de toegangscontrole. Alles sluit naadloos op elkaar aan. Ons kloksysteem kan gekoppeld worden aan uw toegangscontrolesysteem, waardoor u alles vanuit één centrale plek kunt coördineren. Dat bespaart u tijd.

Aanwezigheidsregistratie

Het kloksysteem kan ook gebruikt worden voor aanwezigheidsregistratie. De begin- en eindtijden worden namelijk direct vertoond in Dyflexis. Hierdoor kunnen beheerders altijd zien welke medewerkers er aanwezig zijn. Dit kan erg handig zijn in het geval van calamiteiten.

Veelgestelde vragen

Een kloksysteem, ook wel prikklok of inkloksysteem, is een apparaat waarmee medewerkers hun begin- en werktijden op een snelle manier kunnen registreren. Je kunt een kloksysteem los kopen, maar je kunt ook kiezen voor een kloksysteem dat geïntegreerd kan worden met personeelsplanning software. Hierdoor worden de urenregistratie en personeelsplanning een overzichtelijk geheel dat je op een gebruiksvriendelijke manier kunt beheren.

In principe betekenen deze termen allemaal hetzelfde. Het zijn apparaten waarmee medewerkers hun begin- en werktijden op een snelle manier kunnen registreren. Prikklok is een beetje een ouderwetse term. Voor het digitale tijdperk staken medewerkers een prikkaart van karton in de opening van een prikklok. Vervolgens werden de datum en tijd op de kaart gestempeld. Nu gaat dat natuurlijk meestal digitaal. Ons kloksysteem kan zelfs geïntegreerd worden met onze personeelsplanning software. Tikklok is een term die in België veel gebruikt wordt.

Het Europees Hof van Justitie heeft op 14 mei 2019 geoordeeld dat alle bedrijven die in Europa opereren een ‘objectief, betrouwbaar en toegankelijk’ systeem moeten hanteren voor de urenregistratie van medewerkers. Omdat een kloksysteem aan al deze criteria voldoet, wordt het gezien als de beste oplossing voor bedrijven om zich aan de nieuwe richtlijnen te kunnen houden.

De meeste kloksystemen werken met een pas, tag of vingerscan. De vingerscan is de laatste jaren steeds populairder geworden. Door verscherpte AVG-wetgeving zitten er wel veel haken en ogen aan het gebruik van vingerscans. Een vingerscan is een persoonsgeven en dus zeer privacygevoelige informatie. De nieuwste trend is daarom klokken met behulp van NFC-technologie, waardoor je ook kunt klokken met een Dyflexis-pas of OV-chipkaart. Persoonlijk doordat het een eigen pas betreft, maar met als voordeel dat het niet privacygevoelig is.

Het kan gebeuren dat werknemers de aanwezigheid van een kloksysteem ervaren als een controlemiddel. Een kloksysteem zorgt er echter juist voor dat werknemers zelf ook beter zicht hebben op de hoeveelheid uren die ze maken. Geklokte tijden worden namelijk schriftelijk vastgelegd, waardoor personeel ze vervolgens makkelijk kan raadplegen. Door dit duidelijk te communiceren naar medewerkers, kunnen werkgevers de zorgen over het kloksysteem als controlemiddel bij het personeel weghalen.

Dit verschilt per kloksysteem. Bij sommige prikklokken moet u eerst een installatieproces voltooien voordat u de prikklok in gebruik kunt nemen. Er zijn echter ook kloksystemen die meteen gereed zijn zodra je de stekker in het stopcontact steekt en contact maakt met het internet.