Dyflexis is een échte eyeopener voor Fatboy

Sinds 2002 produceert Fatboy eigentijdse woonaccessoires in ’s-Hertogenbosch. Het succes van Fatboy is vooral te danken aan de immens populaire zitzak, de Fatboy Original. De iconische zitzak met zijn vrolijke kleuren is terug te vinden in vele huishoudens en kantoren. Tijd om zelf even weg te zakken in één van de comfortabele zitzakken heeft het bedrijf niet. Er worden namelijk elk jaar meerdere nieuwe producten op de markt gebracht. De collectie bestaat inmiddels uit parasols, hangmatten, lampen en nog veel meer. Daarnaast timmert Fatboy ook in het buitenland flink aan de weg. Het bedrijf exporteert zijn producten wereldwijd en heeft vestigingen in Duitsland, Frankrijk en Engeland.

Femke Manders is al meer dan twee en een half jaar werkzaam bij Fatboy in verschillende functies. Tegenwoordig is ze als HR Assistant onder andere verantwoordelijk voor de salarisadministratie. Vanuit een modern ingericht kantoor verwerkt zij samen met haar collega’s de urenregistratie en de loonadministratie. De loonadministratie wordt verwerkt in Loket.nl. De urenregistratie werd tot voor kort nog op een ouderwetse manier bijgehouden. Omdat dit niet meer wenselijk was gingen Femke en haar collega’s op zoek naar een nieuw systeem voor de urenregistratie.

 

Uitdagingen
“De locatie in ’s-Hertogenbosch dient als hoofdkantoor voor de hele wereld,” vertelt Femke. Ze legt uit dat men op het hoofdkantoor niet alleen verantwoordelijk is voor finance en marketing, maar ook voor de ontwikkeling, productie en wereldwijde distributie van alle producten. Het laat zien dat men bij Fatboy graag alle processen zelf in de hand houdt. Het is dan ook niet vreemd dat Femke en haar collega’s de behoefte hadden om het proces rondom urenregistratie en loonadministratie verder te stroomlijnen.

 

“We wilden wat meer controle over de in- en uitlooptijden en het verwerken daarvan.”

 

Naast het kantoor van Fatboy ligt een grote productiehal. Hier werken ongeveer dertig medewerkers. Femke legt uit dat er weinig zicht was op de aanwezigheid van de productiemedewerkers: “Mensen kwamen gewoon binnen en gingen weer naar huis.” Hierdoor was het lastig voor Femke en haar collega’s om hun werk nauwkeurig uit te kunnen voeren: “We wilden wat meer controle over de in- en uitlooptijden en het verwerken daarvan.”

 

Oplossingen
Er werden verschillende oplossingen bekeken, maar Dyflexis sloot uiteindelijk het best aan bij de wensen van Fatboy. Femke legt uit waarom er werd gekozen voor Dyflexis: “Het pakket van Dyflexis is het meest compleet en toch makkelijk.” Ook vinden Femke en haar collega’s dat Dyflexis als organisatie goed bij Fatboy past: “Het is ook een jong bedrijf dat veel met vernieuwing bezig is.”

 

“Het pakket van Dyflexis is het meest compleet en toch makkelijk.”

 

Fatboy gebruikt sinds kort het kloksysteem van Dyflexis. Hiermee kunnen alle productiemedewerkers zelf hun werktijden registreren. De werktijden worden automatisch bijgehouden in Dyflexis zodat Femke en haar team meer zicht hebben op de begin- en eindtijden van hun collega’s. Vervolgens kunnen de geregistreerde uren aan het eind van de maand zonder moeite naar Loket.nl doorgezet worden door middel van een koppeling.

 

Resultaten
Door de eenvoud van het systeem waren alle medewerkers al snel gewend om in- en uit te klokken: “Het is een makkelijk systeem: ze hoeven één keer hun vinger op het apparaat te leggen en verder kost het niet echt veel moeite.” Hierdoor plukten Femke en haar team al snel de vruchten van het nieuwe systeem. Door Dyflexis heeft Fatboy nu meer zicht op de in- en uitloop van alle productiemedewerkers. Femke legt uit: “Het was een eyeopener om te kunnen zien hoe laat mensen in- en uitklokken. Daar hadden we voorheen geen goed zicht op.”

 

“Het was een eyeopener om te kunnen zien hoe laat mensen in- en uitklokken. Daar hadden we voorheen geen goed zicht op.”

 

Het proces rondom de verwerking van de urenregistratie is ook een stuk simpeler geworden door Dyflexis. Zo benoemt Femke het gemak van het systeem bij contractwijzigingen die gevolgen hebben voor de planning en urenregistratie: “Het is een heel makkelijk systeem om dat te verwerken.”

Daarnaast hebben Femke en haar collega’s een goede rolverdeling in het systeem weten aan te brengen om fouten te voorkomen. “De productiemanager accordeert eigenlijk alle werktijden,” legt Femke uit. Zelf controleert ze vervolgens of alles klopt tijdens de maandafsluiting: “Voordat ik de maand afsluit controleer ik de urenregistratie met de productiemanager, vul het eventueel aan en haal de rare dingen eruit. Daarna wordt alles doorgestuurd naar Loket.nl”

 

De volgende stap
Dyflexis heeft Fatboy meer zicht gegeven op de in- en uitlooptijden van alle productiemedewerkers. Daarnaast maakt Dyflexis de handelingen rondom urenregistratie en loonadministratie een stuk simpeler. Femke en haar team verwachten in de toekomst bovendien nog meer uit het systeem te kunnen halen: “Onze Logistiek Manager gaat aan de slag met de rapportages in Dyflexis. Hij zal vooral gaan kijken naar de personeelskosten ten opzichte van de cijfers.” Hierdoor kan het bedrijf de nieuwe inzichten gebruiken om alle processen nóg verder te stroomlijnen.